Tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC

Tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC: Kiedy myślimy o tłumaczeniach poświadczonych różnych dokumentów oraz o tym, w jakich sytuacjach mogą nam być one potrzebne, pierwsza myśl jaka przychodzi nam do głowy to przede wszystkim wszelkie urzędowe sytuacje, gdzie wymagane są dokumenty, których autentyczność jest potwierdzona, chociażby przez osobę, która ten dokument nam wydała.

Z uwagi na postępującą globalizację świata oraz mieszanie się różnych narodowości i kultur, najczęstszymi dokumentami jakie pojawiają się do tłumaczenia przysięgłego są dokumenty stanu cywilnego, czyli np. akty urodzenia lub małżeństwa, lub też oświadczenia o możliwości zawarcia małżeństwa osób różnych narodowości.

Sam proces tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów oraz złożenia ich w Urzędzie Stanu Cywilnego nie jest jednak tak prosty jak mogłoby się nam wydawać. W tym artykule postaramy się omówić jakie dokładnie dokumenty do USC są tłumaczone przysięgle oraz jakie są ceny takich tłumaczeń oraz przewidywany czas realizacji.

Co to jest tłumaczenie przysięgłe i kto może je wykonać?

Tłumaczenie przysięgłe, zwane również poświadczonym lub uwierzytelnionym, jest to specjalny rodzaj urzędowego tłumaczenia, które może zostać przygotowane tylko przez osobę, która posiada do tego odpowiednie uprawnienia – w tym przypadku jest to tłumacz przysięgły.

W celu zdobycia uprawnień do przygotowania tłumaczeń przysięgłych, tłumacz musi zdać wysoce specjalistyczny, państwowy egzamin, który składa się z dwóch etapów (pisemnego oraz ustnego) i jest organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Następnie, już po zdanym egzaminie, tłumacz musi zostać zaprzysiężony przez Ministra Sprawiedliwości, podczas oficjalnego ślubowania oraz wpisany na listę tłumaczy przysięgłych. Dopiero po otrzymaniu wpisu na listę oraz odbiorze urzędowej pieczęci, tłumacz może oficjalnie rozpocząć wykonywanie tłumaczeń przysięgłych. Czym jednak się one charakteryzują?

Tłumaczenia przysięgłe mają swoją konkretną, odgórnie ustaloną formę, o której w szczegółach można poczytać np. w takim dokumencie jak Kodeks Zawodowy Tłumacza Przysięgłego, wydany przez Stowarzyszenie PT TEPIS.

W pierwszej kolejności, tłumaczenie przysięgłe zaczyna się od nagłówka, w którym to tłumacz może zawrzeć swoje dane kontaktowe, aby ułatwić Klientowi ponowny kontakt w sprawie zleceń. Następną informacją w nagłówku jest kierunek tłumaczenia, który zawsze wskazuje na to, w jakim języku sporządzony był dokument źródłowy.

Kolejnym kluczowym elementem tłumaczenia przysięgłego jest opis dokumentu, który znajduje się w preambule, jeszcze przed tłumaczoną treścią. W tym elemencie tłumaczenia, tłumacz przysięgły ma za zadanie rzetelnie opisać np. na jakim papierze dokument został wydany.

Kolejnym krokiem, który tłumacz przysięgły musi wykonać, w przypadku urzędowych dokumentów, jest sprawdzenie czy dokumenty te są zabezpieczone, np. znakami wodnymi, niekończącym się drukiem, termo-aktywnym tuszem, itp. Jeśli tłumacz potwierdzi występowanie takich elementów, musi opisać je w tłumaczeniu, co będzie miało znaczenie np. dla dokumentów składanych do Urzędu Stanu Cywilnego.

W przypadku gdy na tłumaczonym dokumencie znajdują się wpisy odręczne, podpisy lub pieczątki (np. gdy podpisana jest para młoda oraz osoba udzielająca im ślubu), tłumacz przysięgły jest zobowiązany umieścić stosowną adnotację, w nawiasach kwadratowych, o występowaniu tego typu elementów.

Na samym końcu tłumaczenia uwierzytelnionego, tłumacz przysięgły umieszcza swoją formułę poświadczającą, w której zaznacza czy dane tłumaczenie wykonane zostało na podstawie oryginału, przedłożonego dokumentu (zazwyczaj jest to skan) lub niepoświadczonego odpisu dokumentu (tj. kopii). Następnie, pod tą formułą poświadczającą tłumacz przysięgły składa swój podpis oraz okrągłą pieczęć urzędową, dzięki którym autentyczność przekładu zostaje formalnie potwierdzona.

Informacja o rodzaju dokumentu źródłowego (tj. oryginał, skan lub kopia) jest o tyle ważna, że w przypadku tłumaczeń przysięgłych dokumentów do USC, urzędnicy zawsze wymagają tłumaczenia z oryginału. Tłumaczenie wykonane na podstawie skanu może skutkować tym, że dokumenty klienta zostaną w USC odrzucone. Warto więc doprecyzować tę kwestię z odpowiednim urzędnikiem przez rozpoczęciem tłumaczenia.

Kiedy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe?

Jak już było wcześniej wspomniane, tłumaczenia przysięgłe kojarzą nam się z sytuacjami urzędowymi, tak więc właśnie w takich przypadkach będą one niezbędne.  Przede wszystkim, tłumaczenie przysięgłe jest niezbędne we wszystkich tych instytucjach, gdzie wymagane jest formalne potwierdzenie autentyczności i wiarygodności dokumentu. Przykładem takich właśnie instytucji będą: sądy, urzędy stanu cywilnego, urzędy miasta ale również uniwersytety, kancelarie notarialne,  czy banki.

Najbardziej interesującą nas na potrzeby tego artykułu sytuacją urzędową będzie moment, w którym klient musi przedłożyć tłumaczenie przysięgłe jakichkolwiek zagranicznych dokumentów w Urzędzie Stanu Cywilnego, zwanego w skrócie USC.  Jakie dokładnie dokumenty mogą zostać złożone w USC oraz jak te dokumenty i tłumaczenia przysięgłe przygotować? Na te pytania odpowiemy w kolejnych częściach artykułu.

Tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC – jakie dokumenty są najczęstsze?

W Urzędzie Stanu Cywilnego możemy załatwić szereg spraw związanych z rejestracją narodzin dziecka poza granicami kraju, rejestracją zgonów, które również mogły nastąpić poza granicami Polski, lub ze złożeniem oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza granicami kraju.

W Urzędzie Stanu Cywilnego możemy również pobrać odpisy takich dokumentów, jeżeli narodzenie, małżeństwo lub zgon musi być zarejestrowany również poza granicami Polski, lub jeśli np. ubiegamy się o nadanie nowo narodzonemu dziecku podwójnego obywatelstwa.

Co więcej, w USC możemy również złożyć wniosek o zmianę imienia lub nazwiska, lub też złożyć dokumenty w celu ustalenia terminu ceremonii ślubnej z osobą innej narodowości, jeśli chcemy, aby był to ślub cywilny, respektowany polskim prawem. USC wydaje również zezwolenia na zawarcie związków małżeńskich, jeżeli takowy zawierany będzie poza miejscem zamieszkania.

Dokumenty do USC – jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego?

Zatem, jeśli któraś z kwestii opisanych wyżej jest klientowi bliska, zobowiązany on jest wówczas przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego tłumaczenie przysięgłe wraz z oryginałem dokumentu, którego tłumaczenie dotyczy. Jeżeli tłumaczenie wykonane jest na podstawie innego dokumentu niż oryginał, czyli np. na podstawie skanu, czy kopii, może ono zostać odrzucone przez urząd, który wymagał będzie tłumaczenia przysięgłego z oryginału.

Zdarzają się oczywiście przypadki, gdy niemożliwe jest sprowadzenie oryginału dokumentu do Polski, a klient posiada jedynie skan dokumentu. Wówczas, konieczne jest przedstawienie tej sytuacji w urzędzie i dopytanie, jakie dokładnie warunki muszą zostać spełnione, aby tłumaczenie ze skanu zostało przez USC zaakceptowane.

Z doświadczenia Kancelarii Tłumacza MS Mostowy wiemy, że zdarzają się sytuacje, w których urząd zgadza się na rejestrację dokumentów na podstawie skanu – zdarzyła się nam ta sytuacja już kilkukrotnie podczas tłumaczenia aktów urodzenia oraz aktów zgonów pochodzących ze Stanów Zjednoczonych.

Jednakże, najlepiej jest oczywiście dopytać o tłumaczenie na podstawie skanu urzędników pracujących w USC, jeszcze przed rozpoczęciem procesu tłumaczenia, aby nie narażać się na niepotrzebne koszty związane z dodatkowym tłumaczeniem, jeżeli tłumaczenie ze skanu zostanie jednak przez USC odrzucone.

Kancelaria Tłumacza MS Mostowy zawsze upewnia się przed rozpoczęciem przekładu czy klient oryginał posiada i jeśli tak, wówczas prosimy o jego dostarczenie do naszej kancelarii. Tłumacz przysięgły wykonując tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC, zobowiązany jest opisać wszelkie elementy, które świadczą o autentyczności dokumentu.

Zatem, aby móc napisać, że tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC wykonane zostało z oryginału, tłumacz przysięgły musi stwierdzić obecność takich elementów zabezpieczających jak np. znaki wodne, tłoczone lub tuszowe pieczęcie, podpisy (najczęściej odręczne) osób wydających dokument.

Bardzo często zdarza się również, zwłaszcza w przypadku dokumentów do USC wydawanych w Sanach Zjednoczonych, czy Australii, że dokumenty poza znakami wodnymi i tłoczonymi pieczęciami, posiadają również szeregi innych zabezpieczeń, takich jak np.: znaki holograficzne, elementy termo-czułe, które zmieniają kolor pod wpływem ciepła, lub niekończący się mikrodruk, który może znajdować się na obramowaniu dokumentu lub też w jego tle, itp.

Tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC – jakie są ceny i czas realizacji?

Ilekroć klienci kontaktują się z naszą Kancelarią Tłumacza MS Mostowy w sprawie tłumaczeń przysięgłych dokumentów do USC, pierwsze pytanie jakie pada z ich ust to: „jakie byłyby koszty i termin realizacji?”. Jest to całkowicie zrozumiałe, bowiem dokumenty stanu cywilnego, takie jak akty urodzenia, zgonu, czy małżeństwa, mają raczej powtarzalna formę.

Klienci zakładają więc, że tłumacz przysięgły będzie znał na pamięć każdy jeden dokument i jego cenę, która zapewne jest stała i niezmienna – z uwagi na szablonowość samego dokumentu. Istotnie, część dokumentów tłumaczonych przysięgle do USC ma swoją stałą formę, tak więc ceny za ich tłumaczenie (lub chociaż ilość stron rozliczeniowych) i czas realizacji są względnie niezmienne. Jednakże nie do każdego dokumentu stanu cywilnego ma to zastosowanie.

Jeżeli chodzi o sam czas realizacji tłumaczenia przysięgłego dokumentów do USC, zwyczajowo jest to około 2 dni robocze, od momentu potwierdzenia zlecenia przez klienta. Oczywiście, na czas tłumaczenia ma wpływ również aktualne obłożenie innymi zleceniami, jakie tłumacz przysięgły ma w danym momencie. Jednakże, możemy założyć, że przy dokumentach stanu cywilnego o stałej formie będą to właśnie około 2 dni robocze.

Doskonałym przykładem jednolitych i niezmiennych w swojej formie dokumentów USC będą np. brytyjskie akty urodzenia, zgonu lub małżeństwa wydawane obecnie, lub też nasze polskie dokumenty stanu cywilnego, takie jak skrócone, czy zupełne akty urodzenia, małżeństwa lub zgonu.

Obecnie wydawane metryki brytyjskie są sporządzone maszynowo, na wielobarwnym papierze, który zabezpieczony jest odpowiednimi znakami wodnymi, których obecność tłumacz przysięgły musi zweryfikować, wykonując tłumaczenie przysięgłe tych dokumentów do USC. Tłumaczenie takich dokumentów zajmuje zazwyczaj 2 strony obliczeniowe i w przypadku Kancelarii Tłumacza MS Mostowy, w chwili obecnej w 2025 roku jest to koszt około 150,00 zł brutto za dokument.

W przypadku metryk brytyjskich lub szkockich wydawanych w latach wcześniejszych, w innej formie niż obecna, konieczna jest każdorazowa, indywidualna wycena aktu, po tym jak możemy zapoznać się ze skanem dokumentu. Zwyczajowo, szkockie akty urodzenia zajmują około 3 stron rozliczeniowych tłumaczenia, po 1125 znaków ze spacjami na stronie. Jednakże, jak już było wspomniane, wiele zależy od ich formy –  część aktów wypełniona jest odręcznie, część maszynowo.

Co więcej, część szkockich aktów urodzenia może posiadać na rewersie informację o dacie chrztu dziecka, jednak nie jest to obowiązkowe na każdym dokumencie. Taka dodatkowa adnotacja może więc wpłynąć na finalny koszt tłumaczenia przysięgłego dokumentów do USC.

Jeżeli chodzi o nasze polskie dokumenty USC, takie jak akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu, ilość stron również zależna jest od formy dokumentu – dokładniej od tego czy dokument jest odpisem skróconym czy zupełnym.

Zwyczajowo, odpisy skrócone zajmują około 3 stron rozliczeniowych tłumaczenia, natomiast odpisy zupełne około 4 stron – jeśli odpis zupełny zawiera więcej dodatkowych adnotacji, ostateczna ilość stron tłumaczenia może się zwiększyć. Zakładając jednak, że ilość stron tłumaczenia polskich odpisów z USC wynosi około 3-4, koszty takiego tłumaczenia w 2025 roku oscylować będą w okolicach: 220,00-294,00 zł brutto.

Polskie dokumenty USC wydawane są na wielobarwnym formularzu, który również zabezpieczony jest znakami wodnymi oraz zawiera herb Polski. Na samym końcu każdego odpisu znajduje się okrągła pieczęć urzędowa USC oraz podpis i stempel z imieniem i nazwiskiem osoby poświadczającej dokument.

Przejdźmy teraz do omówienia tych dokumentów do USC, których nie sposób wycenić, nie widząc chociażby skanu dokumentu, który miałby podlegać przekładowi. Doskonałym przykładem tego typu dokumentów tłumaczonych przysięgle do USC będą wszelkie amerykańskie akty urodzenia, małżeństwa, bądź zgonu.

Dokumenty amerykańskie są problematyczne w wycenie, ponieważ każdy stan, a czasem i hrabstwo, posiada swój własny, niepodobny do innego wzór formularza dokumentów stanu cywilnego. Jest to więc pierwszy czynnik, który decyduje o tym, że aby dokonać prawidłowej wyceny dokumentu, tłumacz przysięgły musi zobaczyć chociażby jego skan.

Drugim czynnikiem decydującym o problematyczności wyceny, będzie bardzo duża ilość informacji, która w przypadku dokumentów amerykańskich zapisana jest bardzo drobnym drukiem i zmieszczona na jednej stronie, nieco większej niż format A4. W związku z taką formą dokumentu, klienci zawsze są zszokowani, że w wycenie podane jest np. 5 lub 6 stron rozliczeniowych tłumaczenia, skoro dokument to tylko jedna strona fizyczna.

W tym miejscu, istotna jest właśnie informacja, że tłumaczenia poświadczone wyceniane są na podstawie ilości znaków ze spacjami, nie na podstawie ilości stron fizycznych – 1 strona tłumaczenia przysięgłego to 1125 znaków ze spacjami. Wykonując więc tłumaczenie przysięgłe do USC metryki amerykańskiej, może się okazać, że jedna strona fizyczna mieści informacje, które normalnie zajmują około 5-6 stron po 1125 znaków ze spacjami.

W Kancelarii Tłumacza MS Mostowy mieliśmy już niezliczone przypadki zapytań o tłumaczenia aktów zgonów z USA. Każdorazowo taki dokument wyceniany jest indywidualnie, ponieważ zależnie od stanu, różni się też ilość stron. Dla przykładu, wykonywane przez nas w 2024 roku tłumaczenie aktu zgonu ze stanu Illinois wynosiło aż 7 stron rozliczeniowych tłumaczenia.

Z kolei, tłumaczenie przysięgłe do USC aktu zgonu ze stanu Floryda, które również wykonane było w 2024 roku zajęło tylko 4 strony. Innym przykładem może być akt zgonu ze stanu Arizona, którego przekład wykonywaliśmy w czerwcu 2025 roku, a który to przekład zajął 5 stron tłumaczeniowych.

Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku aktów małżeństwa wydanych w USA. Zdarza się, że amerykańskie akty zawierają wyłączenie informację o miejscu i dacie zawarcia małżeństwa, jednak nie jest to praktyka stosowana w każdym stanie.

Część stanów, wydając taki dokument stanu cywilnego, poza aktem zawarcia samego małżeństwa zawiera dodatkowo formularz z zezwoleniem na zawarcie związku małżeńskiego. Taki dodatek w dokumencie sprawia automatycznie, że ilość stron rozliczeniowych tłumaczenia jest większa, niż byłaby w przypadku tłumaczenia samego aktu małżeństwa.

Dla przykładu, akt małżeństwa ze stanu California, który Kancelaria Tłumacza MS Mostowy przygotowała w 2024 roku, a który zawierał w sobie również zezwolenie na zawarcie małżeństwa, liczył 7 stron rozliczeniowych tłumaczenia. Z kolei wykonany przez nas przekład aktu małżeństwa z Nowego Jorku oraz Connecticut wyniosły po 5 stron rozliczeniowych tłumaczenia. Dla kontrastu, tłumaczenie przysięgłe do USC aktu małżeństwa wydanego na Hawajach zajęło tylko 2 strony rozliczeniowe tłumaczenia.

Jak więc widzimy, w przypadku amerykańskich dokumentów, konieczne jest przedstawienie tłumaczowi przysięgłemu skanu dokumentu, który ma podlegać tłumaczeniu, ponieważ tylko wtedy tłumacz będzie miał możliwość oszacować, w miarę precyzyjnie, ilość możliwych stron tłumaczenia.

W przypadku amerykańskich dokumentów, istnieje jeszcze jeden czynnik, który istotnie wpływa na koszty tłumaczenia przysięgłego. Czynnikiem tym jest ilość elementów zabezpieczających dany dokument. W tym przypadku, również elementy zabezpieczające oraz ich ilość zależna jest od stanu, w którym dokument został wydany. W niektórych stanach elementami zabezpieczającymi dokument są wyłącznie znaki wodne, papier giloszowy oraz tłoczone pieczęcie znajdujące się zwyczajowo na wysokości podpisu rejestratora, lub w rogach (górnych lub dolnych) dokumentu.

Zdarzają się jednak też dokumenty amerykańskie, które poza znakami wodnymi i tłoczonymi pieczęciami zawierają jeszcze wiele innych zabezpieczeń, które tłumacz również musi opisać w tłumaczeniu. Takimi dodatkowymi elementami mogą być np. tłoczone (wypukłe pod palcami obramowanie, mikrodruk – znajdujący się w tle dokumentu lub też na wewnętrznej krawędzi obramowania, który widoczny jest tylko przy użyciu szkła powiększającego.

Część stanów również zabezpiecza swoje dokumenty poprzez wszycie w dokument specjalnego zabezpieczającego paska, lub zastosowania wpisów „COPY” (pol. „KOPIA”), które są widoczne tylko w momencie, gdy dokument zostaje zeskanowany, bądź skopiowany. Niektóre dokument zawierają również szereg fluorescencyjnych lub termo-czułych elementów, które uwidaczniają się pod wpływem ciepła.

Wszystkie te elementy muszą zostać należycie opisane przez tłumacza przysięgłego, ponieważ w następnej kolejności bardzo często ich obecność weryfikowana jest przez urzędników pracujących w USC. Niestety, sam opis tych elementów – zwłaszcza jeśli wszystkie wystąpią na raz w dokumencie – wiąże się bardzo często z większą ilością stron tłumaczenia.

Co więcej, brak opisu jakiegoś elementu zabezpieczającego może wiązać się z odrzuceniem tłumaczenia, które uznawane jest wówczas za niekompletne lub niezgodne z przedstawionym oryginałem dokumentu – ważne więc jest by dostarczyć tłumaczowi oryginał dokumentu do wglądu.

Innym przykładem metryk, które również nie są jednolite na terenie całego kraju są australijskie dokumenty stanu cywilnego. W tym przypadku, tak samo jak w przypadku USA, Australia jest podzielona na stany, które również dzielą się jeszcze administracyjnie na osobne terytoria zewnętrzne i wewnętrzne. Zatem, zależnie od miejsca, w którym dokument został wydany, koszt tłumaczenia oraz zabezpieczenia i forma dokumentu mogą się różnić.

Kancelaria Tłumacza MS Mostowy miała do tej pory przyjemność asystować klientom w tłumaczeniu australijskich aktów wydanych w miejscach, takich jak Terytorium Północne Australii, Wiktoria, Nowa Południowa Walia oraz Queensland.

Każdy z tych aktów różnił się miedzy sobą formą oraz zabezpieczeniami użytymi na dokumentach, część z nich posiadała tylko znaki wodne, część z nich dodatkowo posiadała znaki termo-czułe, znaki holograficzne oraz tłoczone pieczęci. Jeżeli chodzi o koszty tych aktów, każdy z nich oscylował w okolicach 4-5 stron rozliczeniowych tłumaczenia.

Jak zlecić tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC?

W przypadku zapotrzebowania na tłumaczenia przysięgłe dokumentów do USC, wystarczy, że klient skontaktuje się z Kancelarią Tłumacza MS Mostowy telefonicznie, bądź mailowo. Wówczas, poprosimy go o przesłanie nam na maila skanu dokumentu, lub też dostarczenie osobiście oryginału dokumentu do siedziby naszej kancelarii.

W momencie otrzymania skanu, bądź oryginału, podamy klientowi możliwe koszty tłumaczenia oraz szacowany termin realizacji zlecenia. W przypadku tłumaczenia przysięgłego do USC dokumentów amerykańskich, zawsze informujemy klienta, że z uwagi na charakter samego dokumentu, ostateczny koszt tłumaczenia zostanie podany dopiero po wykonanym tłumaczeniu. W tym przypadku bowiem, ilość stron może się zwiększyć, po opisaniu również wszelkich zabezpieczeń występujących na dokumencie.

Jeżeli klient załatwia sprawę tłumaczenia przysięgłego do USC drogą elektroniczną, Kancelaria Tłumacza MS Mostowy poprosi go o dostarczenie do siedziby naszej kancelarii oryginału dokumentu, tak aby tłumacz przysięgły mógł zapoznać się z dokumentem oraz należycie go przetłumaczyć i opisać.

Co równie ważne, jeżeli dokumenty do USC, które mają zostać tłumaczone przysięgle, zawierają wpisy odręczne, poprosimy klienta o ich rozczytanie i przepisanie maszynowo do maila, tak aby upewnić się, że zostaną one dobrze przepisane w tłumaczeniu, beż żadnych literówek.

Występowanie takich omyłek pisarskich, mogłyby sprawić, że urząd odrzuci tłumaczenie do czasu aż wpisy nie zostaną poprawione. Otrzymując wpisy odręczne od klienta, mamy pewność, że wpisy zostaną przepisane bezbłędnie a tłumaczenie zostanie bezproblemowo przeprocesowane przez Urząd Stanu Cywilnego.

W momencie zakończenia procesu tłumaczenia przysięgłego dokumentów do USC, klient otrzymuje drukowaną wersję tłumaczenia, które jest podpisane i opieczętowane przez tłumacza przysięgłego. Wraz z tłumaczeniem, Kancelaria Tłumacza MS Mostowy zwraca klientowi oryginał dokumentu w stanie nienaruszonym. W tym momencie, klient może już złożyć tłumaczenie przysięgłe dokumentu do USC wraz z oryginałem dokumentu i czekać na pozytywne rozpatrzenie jego sprawy.

FAQ: Tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC