Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego?

Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego – skany, formaty, wskazówki, błędy do uniknięcia.

Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego: Tłumaczenie przysięgłe potrzebne jest za każdym razem, gdy klienci chcą posłużyć się zagranicznymi dokumentami w sprawach urzędowych w Polsce, lub polskimi dokumentami w zagranicznych urzędach. Tłumaczenie przysięgłe jest wtedy wymagane, ponieważ poświadczone i podpisane przez tłumacza przysięgłego, nabiera takiej samej mocy urzędowej jak oryginał dokumentu w języku obcym.

Wydawać by się mogło, że wystarczy dobrze znać język oraz terminologię prawniczą, która najczęściej pojawia się w tego typu dokumentach. Jednakże, wykonywanie tłumaczeń przysięgłych, to jakie dokumenty mogą takiemu tłumaczeniu podlegać, oraz jak przygotować te dokumenty do tłumaczenia przysięgłego jest obwarowane różnymi przepisami, które wynikają nie tylko z ustaw, którymi kierują się urzędy ale również z kodeksu zawodowego tłumacza przysięgłego oraz jego praktyki zawodowej.

W tym artykule pochylimy się nad zagadnieniami, typu: jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego, czy tłumaczenie przysięgłe może być wykonane na podstawie skanu, czy okazanie oryginału jest konieczne, oraz jakie formaty dokumentów mogą zostać przetłumaczone przysięgle.

Co to jest tłumaczenie przysięgłe i kto może je wykonać?

Tłumaczenie przysięgłe jest to specjalny rodzaj urzędowego tłumaczenia, które może zostać przygotowane tylko przez uprawioną do tego osobę – w tym przypadku jest to tłumacz przysięgły. W celu zdobycia uprawnień do przygotowania tłumaczeń przysięgłych, tłumacz musi zdać wysoce specjalistyczny, państwowy egzamin, który składa się z dwóch etapów (pisemnego oraz ustnego) i jest organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Następnie, już po zdanym egzaminie, tłumacz musi zostać zaprzysiężony przez Ministra Sprawiedliwości podczas oficjalnego ślubowania oraz wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez ministerstwo. Dopiero po otrzymaniu wpisu na listę oraz odbiorze urzędowej pieczęci, tłumacz może oficjalnie rozpocząć wykonywanie  tłumaczeń uwierzytelnionych.

Tłumaczenie przysięgłe jest również synonimem dla wyrażenia: „tłumaczenie uwierzytelnione” oraz „tłumaczenie poświadczone”. To drugie określenie jest nazwą oficjalną dla tego rodzaju przekładu. Wynika to z użycia frazy „tłumaczenie poświadczone” w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości dotyczącym wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego.

Tłumaczenie uwierzytelnione często jest zastępowane również przez potocznie używany zwrot, jakim jest „tłumaczenie przysięgłe”. To określenie pada zazwyczaj z ust Klientów, którzy nie są zaznajomieni ze specyfiką branży tłumaczeniowej ale zostali poinformowani, że ich dokument wymaga przełożenia przez tłumacza przysięgłego. Należy jednak pamiętać, że „tłumaczenie przysięgłe” jest wyrażeniem najczęściej używanym w języku mówionym i potocznym.

Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego – w jakim formacie mogą być dokumenty?

Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego z dnia 25 listopada 2004 roku, tłumacz przysięgły jest zobowiązany w formule poświadczającej stwierdzić czy tłumaczenie „sporządzono z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo”.

Jak więc widzimy, do tłumaczenia przysięgłego mogą zostać przedłożone różne dokumenty. Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego rozróżnia dokumenty źródłowe na takie rodzaje jak: oryginał, tłumaczenie, odpis poświadczony oraz odpis niepoświadczony. Poprzez oryginał możemy rozumieć przede wszystkim wszelkie dokumenty urzędowe, jak również odpisy dokumentów poświadczone urzędowo, za zgodność z oryginałem.

Jednak dokumentami złożonymi w oryginale mogą być również dokumenty prywatne, takie jak np. pisma firmowe, dokumenty wydane przez organizacje pozarządowe, lub dokumenty podpisane przez osoby fizyczne.  Z kolei, poprzez odpisy niepoświadczone, rozumiemy wszelkiego rodzaju kopie lub skany dokumentów – czarno-białe, bądź kolorowe.

Bardzo często format dokumentu jaki musi zostać przygotowany do tłumaczenia przysięgłego zależy od instytucji, gdzie dokument będzie składany, lub też od urzędnika przyjmującego dokument. W przypadku składania dokumentów w Urzędzie Stanu Cywilnego, urząd będzie wymagał by petent przedłożył tłumaczenie przysięgłe z oryginału, wraz z oryginałem dokumentu w języku obcym.

W przypadku gdy dokumenty będą składane do banku, wydziału komunikacji, czy też do sądu może się zdarzyć, że okazanie oryginału nie będzie konieczne, a tłumaczenie ze skanu będzie wystarczające i w pełni akceptowalne.

Jednakże, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych opóźnień w rozpatrywaniu wniosków, najlepiej jest skontaktować się z wybraną instytucją przed rozpoczęciem tłumaczenia przysięgłego i zapytać jaki format dokumentu będzie akceptowany by odpowiednio przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego.

Ustawa opisuje te poszczególne rodzaje dokumentów źródłowych i jak możemy zauważyć nie jest w niej wspomniane nic na temat zdjęć, bądź zrzutów ekranów. W związku z tym, przesyłając dokument właśnie w taki sposób, istnieje ryzyko, że tłumacz może całkowicie odmówić podjęcia się przekładu na podstawie zdjęcia.

Co więcej, format JPG lub PNG, w którym zazwyczaj wykonywane są zdjęcia, nie zapewnia odpowiedniej jakości przesłanego dokumentu i wielokrotnie już w Kancelarii Mostowy zdarzało się, że dokument otrzymany w taki sposób był nieczytelny, lub też wpisy w nim zawarte rozmazywały się po przybliżeniu, uniemożliwiając całkowicie odczytanie dokumentu, jak również jego przekład.

Zatem, z uwagi na dość ogólny opis tekstów źródłowych w ustawie, można by założyć, że każdy dokument może zostać przedłożony do tłumaczenia przysięgłego.  Jednakże, warto pamiętać również, że tłumacz przysięgły musi w opisie dokumentu oraz klauzuli poświadczającej zawrzeć informację o rodzaju dokumentu źródłowego. Bardzo istotne jest więc jak przygotować taki dokument do tłumaczenia przysięgłego, aby uniknąć problemów z przekładem.

Aby zlecić tłumaczenie przysięgłe w Kancelarii Tłumacza MS Mostowy, klient może zgłosić się do nas osobiście, przynosząc wówczas oryginał dokumentu ze sobą, lub też kserokopię takiego dokumentu. Jeżeli osobiste dotarcie klienta do naszej kancelarii nie jest możliwe, prosimy wówczas o przesłanie nam skanu dokumentu w formacie PDF na naszego kancelaryjnego maila.

Bardzo istotne jest by zapamiętać, że format PDF umożliwia zeskanowanie dokumentów w bardzo wysokiej jakości, co sprawia, że nawet po powiększeniu dokumentu wszystkie wpisy na dokumencie, zwłaszcza te sporządzone mniejszą czcionką, będą widoczne. Co więcej, równie istotne jest by na skanie widoczny był tylko i wyłącznie sam dokument.

W przypadku, gdy na skanie wykonanym aplikacją w telefonie poza dokumentem, widoczny będzie też stół, na którym dokument został położony, czy też klawiatura komputera i inne tego typu elementy otoczenia, tłumacz przysięgły ma ponownie prawo odmówić przyjęcia takiego dokumentu do tłumaczenia. Zatem, na skanie musi być widoczny tylko i wyłącznie sam dokument.

Podsumowując, dokumenty składane do tłumaczenia przysięgłego mogą być składane w formie oryginału, skanu, kserokopii, bądź też przesłane elektronicznie, jeśli dokument istnieje tylko w formie elektronicznej. Tłumacz przysięgły może podjąć się przekładu każdego z tych dokumentów, jednak istotne jest by dopytać w instytucji gdzie złożymy tłumaczenie, jaki format będzie wymagany.

Czy możliwe jest tłumaczenie przysięgłe tylko na podstawie skanu?

W ciągu wielu lat pracy w Kancelarii Tłumacza MS Mostowy, wielokrotnie kontaktowali się z nami klienci – czy to mieszkający w Polsce, na terenie Krakowa, lub też z zagranicy –  pytając czy tłumaczenie przysięgłe tylko ze skanu otrzymanego dokumentu będzie wystarczające, oraz czy musimy zobaczyć oryginał dokumentu przy odbiorze, czy też nie. Na to pytanie nie ma tak naprawdę jednoznacznej odpowiedzi bowiem wszystko zależy od sytuacji, w jakiej jest dany klient.

Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego, klient może przygotować dokument do tłumaczenia przysięgłego w formie skanu, a tłumacz przysięgły może przygotować takie tłumaczenie przysięgłe. Jednakże, fakt, że tłumaczenie wykonane zostało na podstawie skanu będzie widoczny w tłumaczeniu, zarówno w opisie dokumentu na samym początku tłumaczenia, jak i w klauzuli poświadczającej, która znajduje się na końcu dokumentu.

Pytanie więc, czy takie tłumaczenie ze skanu zostanie zaakceptowane przez instytucję przyjmującą dokument. W wypadku jakichkolwiek wątpliwości, najlepiej gdy klient skontaktuje się bezpośrednio z instytucją, gdzie zamierza złożyć dokumenty i dopyta o tę kwestię.

Jeśli okaże się, że tłumaczenie ze skanu zostanie zaakceptowane, tłumacz właśnie tak wykona przekład. Dodatkowo, aby zabezpieczyć zarówno dobro klienta, jak i swoje własne, tłumacz przysięgły może podpiąć pod wykonane tłumaczenie dokument źródłowy na podstawie, którego tłumaczenie było przygotowane.

Taka praktyka ma miejsce najczęściej, gdy tłumacz nie ma pewności co do autentyczności dokumentu, lub nie ma możliwości otrzymania do wglądu oryginału. Łącząc tłumaczenie przysięgłe i dokument źródłowy razem, osoba przyjmująca takie tłumaczenie ma od razu wgląd w to jak wyglądał dokument źródłowy na podstawie, którego wykonano przekład.

Jeśli natomiast okazałoby się, że wymagane jest tłumaczenie z oryginału, konieczne będzie okazanie tłumaczowi do wglądu oryginału dokumentu przed odbiorem tłumaczenia – wówczas tłumacz przysięgły będzie mógł dodać adnotację o tym, że przekład wykonał na podstawie oryginalnego dokumentu.

Lecz, co w przypadku klientów, którzy mieszkają za granicą, tam też mają oryginały dokumentów, a do Polski przyjeżdżają tylko na krótki okres czasu, aby złożyć dokumenty w urzędzie, czy też innej instytucji. Co więcej, co w przypadku, gdy klienci nie chcą wysłać oryginałów dokumentów do naszej kancelarii z uwagi na długi czas wysyłki?

W takim przypadku, Kancelaria Tłumacza MS Mostowy oferuje klientom trzecie możliwe rozwiązanie, tzn. rozpoczynamy wykonywanie przekładu na podstawie skanu, tak aby tłumaczenie przysięgłe wszystkich wpisów widocznych na skanie było już gotowe, gdy klienci przyjadą do Polski.

Następnie, prosimy klientów aby po przyjeździe dostarczyli nam do wglądu i weryfikacji oryginał dokumentu. Jeśli okaże się, że posiada on dodatkowe elementy ochronne, typu znaki wodne i suche pieczęcie, które na skanie były niewidoczne, dopisujemy wszystkie te informacje już do gotowego tłumaczenia, przed jego wydaniem klientowi. Wówczas, klient może odebrać tłumaczenie z zapisem, że było ono wykonane z oryginału, mimo że zlecając je nie znajdował się on jeszcze na terenie Polski.

Oryginały dokumentów do tłumaczenia przysięgłego – czy trzeba je dostarczyć i jakie informacje zawierają?

W przypadku tłumaczeń przysięgłych, klienci wielokrotnie kontaktują się z Kancelarią Tłumacza MS Mostowy pytając jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego i czy trzeba dostarczyć tłumaczowi przysięgłemu oryginał dokumentu. Ponownie, wszystko zależy od indywidualnej sytuacji klienta oraz instytucji, gdzie dokument wraz z tłumaczeniem przysięgłym zostanie złożony.

Jeżeli  na przykład, klient będzie składał tłumaczenie do Urzędu Stanu Cywilnego, zostanie poinformowany o konieczności dostarczenie oryginału dokumentu, wraz z tłumaczeniem. W takiej sytuacji, okazanie tłumaczowi przysięgłemu oryginału dokumentu jest konieczne, ponieważ tylko wtedy tłumacz może poświadczyć, że przekład wykonany został na podstawie oryginału.

Jednakże, jakie istotne elementy znajdują się na oryginałach, że okazanie ich w pewnych sytuacjach urzędowych jest obligatoryjne, a brak opisu takich elementów w tłumaczeniu skutkuje odrzuceniem tłumaczenia przez urząd? 

Oryginały dokumentów, zwłaszcza w postaci dokumentów urzędowych typu: akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu, wyroki rozwodowe, itp. posiadają szereg elementów dodatkowych, które decydują o ich autentyczności.

Elementami świadczącymi o autentyczności, zwłaszcza aktów stanu cywilnego, są najczęściej znaki wodne oraz pieczęcie. Znaki wodne to elementy, widoczne na dokumencie w świetle przechodzącym, które uzyskuje się w trakcie produkcji papieru. Najprostszym sposobem sprawdzenia czy taki element znajduje się na dokumencie to podłożenie dokumentu pod lampę lub pod światło słoneczne. Wówczas na dokumencie powinien ukazać się konkretny wzór lub napis.  

Dla przykładu, akty stanu cywilnego ze Stanów Zjednoczonych są najczęściej zabezpieczone znakiem wodnym w postaci napisu: „OFFICIAL VITAL RECORD”. Jednakże, znaki wodne mogą być też inne, zależnie od stanu w USA, w którym dokument został wydany. Zupełnie inne znaki wodne posiadają również akty stanu cywilnego pochodzące z Wielkiej Brytanii, Irlandii lub Kanady, czy Australii.

Innym najczęstszym elementem zabezpieczającym dokumenty, którego opis też musi znaleźć się w tłumaczeniu przysięgłym, to suche lub tuszowe pieczęcie. W przypadku opisu pieczęci konieczne jest by tłumacz określił kształt geometryczny pieczęci (urzędowe najczęściej są okrągłe) oraz kolor tuszu – jeśli jest to pieczęć tuszowa. W opisie pieczęci musi również znaleźć się informacja, co znajduje się w polu pieczęci oraz na jej otoku. W polu pieczęci najczęściej występują różnego rodzaju herby, natomiast otok zawiera zazwyczaj nazwę instytucji, która opieczętowała dokument.

Kolejnymi równie często występującymi elementami, które zabezpieczają dokument mogą być znaki i naklejki holograficzne. Te najczęściej występują na wszelkich dokumentach potwierdzających edukację, typu dyplomy. Dokumenty urzędowe często też są zabezpieczone mikrodrukiem, który może znajdować się w tle dokumentu lub na obramowaniu dokumentu – bardzo często, obecność takiego mikrodruku tłumacz przysięgły może stwierdzić dopiero po użyciu szkła powiększającego.

W praktyce Kancelarii Tłumacza MS Mostowy zdarzyło się również, że dokumenty stanu cywilnego, zwłaszcza z Australii, zabezpieczone były znakami termo-czułymi, które zmieniały swój kolor pod wpływem ciepła lub dotyku. Jeśli takie elementy występują na dokumencie, tłumacz przysięgły musi również zawrzeć je w opisie tłumaczenia.

Jak więc widzimy, weryfikacja tych elementów może wcale nie być łatwa, zwłaszcza dla klientów, którzy nie są zaznajomieni z praktykami zabezpieczenia dokumentów oraz wymogami urzędowymi, w zakresie wykonywania tłumaczeń przysięgłych. Zatem, każdorazowo, gdy urząd lub inna instytucja wymaga tłumaczenia z oryginału, najlepiej jest dostarczyć oryginał dokumentu tłumaczowi, w momencie gdy zaczyna on tłumaczenie, ponieważ pozwoli mu to należycie opisać wszystkie elementy zabezpieczające, co przełoży się na akceptację tłumaczenia przez urząd.

Należy jednak dodać, że tłumacz przysięgły jest specjalistą w zakresie tłumaczeń, nie zaś specjalistą w zakresie określania autentyczności dokumentów. W związku z tym, tłumacz przysięgły poświadcza, zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą, zgodność tłumaczenia z przedstawionym oryginałem dokumentu.

Jednakże, zgodnie z Kodeksem Zawodowym Tłumacza Przysięgłego §61 pkt. 1 „[…] Poświadczenie zgodności tłumaczenia z oryginałem nie jest tożsame ze stwierdzeniem autentyczności dokumentu.” Zapis ten należycie chroni tłumacza przysięgłego, w przypadku wystąpienia jakichkolwiek kontrowersji w zakresie tłumaczenia lub wątpliwości urzędu, co do autentyczności oryginału przedstawionego przez klienta.

Dokumenty sporządzone odręcznie – na co należy zwrócić uwagę przy tłumaczeniu przysięgłym?

Bardzo istotną kwestią w przygotowaniu tłumaczeń przysięgłych są często występujące w dokumentach wpisy odręczne. Takie wpisy bardzo często zdarzają się zwłaszcza w przypadku starszych dokumentów typu: akty urodzenia, małżeństwa lub zgonu, kiedy jeszcze formularze wypełniane były odręcznie, bez użycia pisma maszynowego.

Co więcej, w przypadku gdy dokument sporządzony jest bardzo niewyraźnym pismem odręcznym, tłumacz przysięgły ma pełne prawo każdy nieczytelny wpis oznaczyć adnotacją: [wpis nieczytelny]. Jednakże, gdyby cały dokument został w ten sposób przełożony, nie zostałby on zaakceptowany w urzędzie, ponieważ urzędnik nie byłby w stanie nic z niego wywnioskować.

Warto również wiedzieć, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego, tłumacz przysięgły ma prawo podwyższyć stawkę urzędową tłumaczenia o 25%, w przypadku gdy dokumenty sporządzone są pismem odręcznym lub są trudne do rozczytania.

Dlatego też, w przypadku wpisów odręcznych zawsze prosimy klientów o ich rozczytanie i przepisanie do maila, tak aby jak najbardziej usprawnić proces tłumaczenia oraz uniknąć ewentualnych literówek, zwłaszcza w imionach i nazwiskach, lub datach. Co więcej, przedstawienie nam maszynowego zapisu takich wpisów odręcznych, umożliwia klientom uniknięcia wyższych kosztów tłumaczenia.

O czym należy pamiętać i jakich błędów uniknąć przy zlecaniu tłumaczenia przysięgłego?

Podsumowując, wykonywanie tłumaczeń przysięgłych obwarowane jest bardzo wieloma zasadami, płynącymi zarówno z przepisów prawa, jak i z kodeksu oraz zasad rządzących zawodem tłumacza przysięgłego. Bardzo ważne jest więc by pamiętać, aby do tłumaczenia przedkładać dokumenty wyraźne, w wysokiej jakości, w formacie PDF – jeżeli mówimy o skanach dokumentów – lub przedłożyć tłumaczowi do rąk własnych oryginał dokumentu, bądź wysokiej jakości kopię.

Należy również pamiętać, że informacja o rodzaju tłumaczonego dokumentu znajdzie się w klauzuli poświadczającej, którą tłumacz podpisuje swoim imieniem i nazwiskiem. Ważne jest więc, by klient dopytał bezpośrednio w instytucji, gdzie dokument będzie składany, w jakiej formie ma być dokument i tłumaczenie – czy ma to być oryginał, czy też wystarczy skan lub kopia.

Co ważne, jeśli klient zwraca się do tłumacza przysięgłego ze skanem lub kopią dokumentu, a tłumacz przysięgły wie, że taki format jest niezgodny z wymogami prawa i lokalnych urzędów, ma obowiązek poinformowania klienta o możliwości odrzucenia przez daną instytucję tłumaczenia przysięgłego sporządzonego ze skanu lub kopii.

W przypadku oryginałów dokumentów, konieczne jest by klient przygotował oryginał dokumentu do tłumaczenia przysięgłego i dostarczył go tłumaczowi odpowiednio wcześniej, tak aby tłumacz przysięgły mógł należycie opisać wszystkie elementy zabezpieczające dokument, które stanowią o jego autentyczności.

W przypadku dokumentów sporządzonych odręcznie, bardzo dobrym pomysłem będzie dostarczenie tłumaczowi, wraz z dokumentem do tłumaczenia, rozczytanych wpisów odręcznych przepisanych pismem maszynowym. Umożliwi to wtedy znacznie szybszy przekład dokumentu, jak również pozwoli uniknąć możliwych literówek w danych osobowych takich jak imiona, i nazwiska oraz pozwoli klientowi uniknąć wyższych kosztów tłumaczenia.

FAQ: Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego