Tłumaczenie uwierzytelnione – kiedy jest potrzebne?

Tłumaczenie uwierzytelnione – kiedy jest potrzebne? Wielokrotnie zdarzało się, że do kancelarii przychodzili rozgorączkowani klienci, z naręczem dokumentów i po opowiedzeniu całej swojej historii, zadawali pytanie – czy na pewno potrzebuję do tego tłumaczenia uwierzytelnionego?

W dzisiejszym wpisie postaramy się więc rozwiać wszelkie możliwe wątpliwości co do tego, czym jest tłumaczenie uwierzytelnione oraz w jakich sytuacjach jest ono potrzebne.

Co to jest tłumaczenie uwierzytelnione i kto może je sporządzić?

Tłumaczenie uwierzytelnione jest tak naprawdę niczym innym, jak synonimem dla wyrażenia „tłumaczenie poświadczone”, które jest nazwą oficjalną dla tego rodzaju przekładu. Wynika to z użycia frazy „tłumaczenie poświadczone” w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości dotyczącym wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego.

Tłumaczenie uwierzytelnione często może być zastępowane również przez potocznie używany zwrot, jakim jest „tłumaczenie przysięgłe”. To ostatnie określenie pada zazwyczaj z ust Klientów, którzy nie są zaznajomieni ze specyfiką branży tłumaczeniowej ale zostali poinformowani, że ich dokument wymaga przełożenia przez tłumacza przysięgłego. Należy jednak pamiętać, że „tłumaczenie przysięgłe” jest wyrażeniem używanym w języku potocznym.

Tłumaczenie uwierzytelnione jest to więc specjalny rodzaj urzędowego tłumaczenia, które może zostać przygotowane tylko przez uprawioną do tego osobę – w tym przypadku jest to tłumacz przysięgły. W celu zdobycia uprawnień do przygotowania tłumaczeń uwierzytelnionych, tłumacz musi zdać wysoce specjalistyczny, państwowy egzamin, który składa się z dwóch etapów (pisemnego oraz ustnego) i jest organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Następnie, już po zdanym egzaminie, tłumacz musi zostać zaprzysiężony przez Ministra Sprawiedliwości podczas oficjalnego ślubowania oraz wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez ministerstwo. Dopiero po otrzymaniu wpisu na listę oraz odbiorze urzędowej pieczęci, tłumacz może oficjalnie rozpocząć wykonywanie  tłumaczeń uwierzytelnionych.

Czym się charakteryzuje tłumaczenie uwierzytelnione?

Forma tłumaczenia uwierzytelnionego jest obwarowana wieloma zasadami, które muszą być przestrzegane przez tłumaczy przysięgłych wykonujących taki przekład. Zasady te wynikają nie tylko z przepisów prawa, zawartych np. w rozporządzeniach, ale również z powszechnie stosowanej praktyki zawodowej, której zasady spisane są w kodeksie przygotowywanym przez Polskie Towarzystwo Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPIS.

W pierwszej kolejności, tłumaczenie uwierzytelnione zaczyna się od nagłówka, w którym to tłumacz może zawrzeć swoje dane kontaktowe, aby ułatwić Klientowi ponowny kontakt w sprawie przyszłych zleceń.

Następną informacją w nagłówku jest kierunek tłumaczenia, który zawsze wskazuje na to w jakim języku sporządzony był dokument źródłowy. Dla przykładu, w tłumaczeniach dokumentów, które są sporządzone w języku  angielskim , tłumaczenie uwierzytelnione będzie posiadało informację: „Tłumaczenie uwierzytelnione z języka angielskiego”, natomiast jeśli dokument źródłowy sporządzony był w języku polskim, na tłumaczeniu znajdzie się informacja: „Tłumaczenie uwierzytelnione z języka polskiego”. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku tłumaczeń z innych języków obcych, które są najczęściej zamawiane przez Klientów naszej kancelarii. Są to np. język niemiecki, francuski, rosyjski, ukraiński, hiszpański, czy włoski.

Kolejnym kluczowym elementem tłumaczenia uwierzytelnionego jest opis dokumentu. W tym elemencie tłumaczenia uwierzytelnionego, tłumacz przysięgły ma za zadanie rzetelnie i dokładnie opisać np. na jakim papierze dokument został sporządzony, czy ma on jakiś konkretny kolor. Kolejnym krokiem, który należy wykonać w przypadku urzędowych dokumentów jest sprawdzenie czy dokumenty te są zabezpieczone, np. znakami wodnymi, niekończącym się drukiem, termo-aktywnym tuszem, itp. W przypadku gdy zabezpieczenia te występują – najczęściej zdarza się to na dokumentach takich jak np. akty urodzenia, akty małżeństwa lub akty zgonu – tłumacz przysięgły jest zobowiązany wszystkie te elementy zawrzeć w opisie znajdującym się na tłumaczeniu.

Po zakończeniu opisu dokumentu tłumacz może przejść do przekładu treści. Jeżeli na dokumencie przedłożonym do tłumaczenia uwierzytelnionego znajdują się różne elementy graficzne typu herb, logo spółki lub godło, tłumacz przysięgły ma również obowiązek opisać występowanie tych znaków graficznych w dokumencie. Co więcej, tłumacz przysięgły musi zrobić to w sposób zwięzły ale równocześnie oddający możliwie jak najdokładniej miejsce, w którym dany znak występował w dokumencie źródłowym.

W przypadku gdy na tłumaczonym dokumencie znajdują się wpisy odręczne, podpisy lub pieczątki (np. gdy podpisane są strony umowy), tłumacz przysięgły jest zobowiązany umieścić w tłumaczeniu uwierzytelnionym stosowną adnotację, w nawiasach kwadratowych, o występowaniu tego typu elementów. Nieco inna sytuacja ma miejsce w przypadku dokumentów wypełnionych odręcznie, wówczas adnotacja o wpisach odręcznych umieszczana jest w opisie dokumentu, aby uniknąć nabijania nadmiernej ilości znaków, przy każdym odręcznie wykonanym wpisie.

Na samym końcu tłumaczenia uwierzytelnionego, tłumacz przysięgły umieszcza swoją formułę poświadczającą, w której zaznacza czy dane tłumaczenie wykonane zostało na podstawie oryginalnego dokumentu, przedłożonego dokumentu (zazwyczaj jest to skan) lub niepoświadczonego odpisu dokumentu (kopii). Następnie, pod tą formułą poświadczającą tłumacz przysięgły składa swój podpis oraz okrągłą pieczęć urzędową, dzięki którym autentyczność przekładu zostaje formalnie potwierdzona.

Kiedy jest potrzebne tłumaczenie uwierzytelnione?

Skoro wiemy już czym dokładnie charakteryzuje się tłumaczenie uwierzytelnione oraz kto je może wykonać, przejdźmy do odpowiedzi na pytanie: kiedy dokładnie tłumaczenie uwierzytelnione jest nam potrzebne, w jakich sytuacjach jest ono niezbędne?

Przede wszystkim, tłumaczenie uwierzytelnione jest niezbędne we wszystkich tych instytucjach, gdzie wymagane jest formalne potwierdzenie autentyczności i wiarygodności dokumentu. Przykładem takich właśnie instytucji będą: sądy, urzędy stanu cywilnego, urzędy miasta, ale również uniwersytety, kancelarie notarialne, banki, niekiedy również szpitale i… lotniska.

W urzędzie stanu cywilnego, klient zobowiązany jest przedłożyć tłumaczenie uwierzytelnione wraz z oryginałem dokumentu. Tłumaczenia uwierzytelnione mogą być więc wymagane gdy chcemy zawrzeć związek małżeński lub zarejestrować zawarcie takiego związku z osobą z zagranicy, zarejestrować narodziny dziecka, które odbyły się poza granicami kraju, by uzyskać dla niego obywatelstwo lub zarejestrować zgon, który nastąpił poza granicami kraju. Dokumentami, które pojawiają się najczęściej do tłumaczenia uwierzytelnionego w takich przypadkach są:

• akty urodzenia,
• akty zgonu,
• akty małżeństwa/ zezwolenie na zawarcie związku małżeńskiego,
• zaświadczenia o braku przeciwwskazań do zawarcia małżeństwa/ zaświadczenia o stanie cywilnym,
• zaświadczenia o zmianie imienia lub nazwiska,

Kolejnym przypadkiem gdy tłumaczenie uwierzytelnione jest potrzebne, będzie rejestracja samochodu, który sprowadzony został z zagranicy. Wówczas do tłumaczenia przedkłada się dokumenty rejestracyjne pojazdu, fakturę zakupu lub też tytuł własności pojazdu. W przypadku rejestracji samochodów, najczęściej otrzymujemy zapytania o tłumaczenia uwierzytelnione dokumentów z j. angielskiego, j. niemieckiego, j. niderlandzkiego oraz j. holenderskiego.

Kolejną sytuacją, gdy tłumaczenie uwierzytelnione jest niezbędne będzie rejestracja na studia na zagranicznych uniwersytetach, lub też rejestracja na studia w Polsce przez osoby o innej narodowości. W pierwszym przypadku, dokumentami, z którymi najczęściej zgłaszają się Klienci są świadectwa ukończenia poszczególnych klas lub świadectwa maturalne. Zdarza się również, że Klienci przedkładają do tłumaczenia uwierzytelnionego zaświadczenia o udziale w olimpiadach naukowych, lub też wolontariatach.

W drugim przypadku, gdy to osoba z zagranicy stara się o przyjęcie na studia w Polsce, dokumentami pojawiającymi się najczęściej są dyplomy ukończenia studiów pierwszego stopnia, suplementy do dyplomu z ocenami lub zaświadczenia o wynikach egzaminów z poszczególnych przedmiotów.

Najbardziej powszechnym językiem, w którym sporządzone są te dokumenty jest oczywiście język angielski. Wielokrotnie też zdarza się, że wspomniane dokumenty są sporządzone w dwóch językach i to do Klienta należy decyzja z jakiego języka chce tłumaczyć dany dokument. Innymi językami obcymi często występującymi w tych dokumentach są np. j. niemiecki, j. ukraiński, j. rosyjski, j. chiński, j. hiszpański, j. włoski i j. francuski.

Kancelaria notarialna również jest miejscem, w którym Klient może zostać poproszony o przedłożenie tłumaczenia uwierzytelnionego w formie pisemnej. Przykładem takiej sytuacji może być moment, w którym obcokrajowiec chce zarejestrować spółkę w Polsce. Wówczas notariusz może poprosić o przedstawienie tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów spółki takich jak: akt założycielski spółki, zaświadczenie o rejestracji spółki, umowę lub statut spółki.

Kolejnym miejscem, w którym Klient może się spotkać z wymogiem przedłożenia tłumaczenia uwierzytelnionego jest bank. Sytuacja ta zdarza się najczęściej podczas ubiegania się Klienta o kredyt w celu zakupu nieruchomości. Wówczas bank może poprosić Klienta by ten przedłożył do tłumaczenia umowę o pracę, zaświadczenie o dochodach, zaświadczenie z biura informacji kredytowej, lub też PIT, wykazujący zarobki za poprzedni rok.

Następnym miejscem, gdzie zazwyczaj potrzebne jest przedstawienie tłumaczenia uwierzytelnionego mogą być szpitale lub gabinety lekarskie, gdy leczenie ma być kontynuowane w Polsce lub gdy leczenie zaczęło się w Polsce ale będzie kontynuowane za granicą. W takiej sytuacji, lekarze zazwyczaj wymagają przedstawienia tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów takich jak: karta pacjenta, wyniki badań, wypis ze szpitala, skierowanie na dalsze badania, recepty oraz wszelkiego rodzaju zaświadczenia o przeprowadzonych konsultacjach lub przyjmowanych lekach.

Ostatnim omówionym miejscem będzie … lotnisko. Miejsce może wydawać się dość zaskakujące ale jednak i tam warto mieć przy sobie tłumaczenie uwierzytelnione. W przypadku wszelkich wyjazdów zagranicznych, dokumentami, które najczęściej nasi Klienci przedkładają do tłumaczenia są zgody na wyjazd osoby małoletniej (zwłaszcza w przypadkach gdy wspomniany małoletni wyjeżdża z osobami innymi niż rodzice). Następne w kolejności są tłumaczenia uwierzytelnione zaświadczeń o przyjmowanych lekach, zwłaszcza gdy są to leki na receptę. Posiadanie tłumaczenia uwierzytelnionego takiego zaświadczenia w j. angielskim pozwala uniknąć Klientom stresu związanego z możliwym skonfiskowaniem, leków przez służby lotniska.

Jak widać, istnieje wiele sytuacji i miejsc, w których możesz zostać poproszony o okazanie tłumaczenia uwierzytelnionego. Oczywiście, nie sposób opisać je wszystkie, gdyż sytuacja każdego Klienta różni się miedzy sobą. W takim momencie, gdy nie jesteśmy do końca pewni jakie tłumaczenie będzie od nas wymagane, najlepiej zwrócić się bezpośrednio do osób pracujących w danej instytucji. Niestety, tłumacz przysięgły z uwagi na zobowiązanie do bezstronności, nie ma możliwości udzielania porad, może on jedynie wskazać Klientom miejsce, gdzie najlepiej będzie uzyskać odpowiedź na nurtujące ich pytanie.

Kiedy już jednak wiemy, że potrzebne jest nam właśnie tłumaczenie uwierzytelnione, nie ma nic prostszego jak tylko zwrócić się o wycenę dokumentu do tłumacza przysięgłego, który po dopełnieniu wszelkich formalności rozpocznie proces przekładu.

FAQ

Linki zewnętrzne:

Uchwała o zawodzie tłumacza przysięgłego na stronie Sejmu: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20042732702