Legalizacja tłumaczenia przysięgłego Apostille

Legalizacja tłumaczenia przysięgłego Apostille: Wielokrotnie zdarza się, że klienci zgłaszają się do Kancelarii Tłumacza MS Mostowy z dokumentami do przetłumaczenia i kierują do nas zapytanie czy wykonując tłumaczenie poświadczone, otrzymają oni również na dokumencie klauzulę Apostille lub legalizację tłumaczenia przysięgłego.

Niejasność w temacie tych rodzajów poświadczeń, może wynikać z tego, że zarówno poświadczenie tłumacza przysięgłego, jak i Apostille lub legalizacja są urzędową formą poświadczania dokumentów i tłumaczeń – różnią się jednak między sobą treścią, formą oraz miejscem gdzie klient może je uzyskać.

W artykule tym postaramy się wyjaśnić, czym jest legalizacja tłumaczenia przysięgłego oraz nadanie tłumaczeniu przysięgłemu klauzuli Apostille. Omówimy też w jakich sytuacjach będziemy potrzebować legalizacji tłumaczenia przysięgłego, a w jakich Apostille oraz jaka jest procedura uzyskania tych poświadczeń. Co więcej, podsumujemy również jakie są koszty i terminy uzyskania legalizacji tłumaczenia przysięgłego Apostille.

Co to jest tłumaczenie przysięgłe? – krótkie przypomnienie

Tłumaczenie przysięgłe to specjalny rodzaj urzędowego tłumaczenia, które może zostać przygotowane tylko przez osobę do tego uprawnioną – w tym przypadku jest to tłumacz przysięgły.

W celu zdobycia uprawnień do przygotowania tłumaczeń przysięgłych, tłumacz musi zdać wysoce specjalistyczny egzamin, który jest organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości a następnie zostać zaprzysiężony przez Ministra Sprawiedliwości oraz wpisany na listę tłumaczy przysięgłych.

Tłumaczenia przysięgłe mają swoją konkretną, odgórnie ustaloną formę, której elementy stanowią: nagłówek (informujący o kierunku tłumaczenia), opis dokumentu oraz formuła poświadczająca znajdująca się na samym końcu przekładu.

Tłumacz przysięgły umieszcza swoją formułę poświadczającą, na końcu tłumaczenia, w której to poświadcza tylko i wyłącznie zgodność wykonanego przekładu z dokumentem źródłowym oraz gdzie zaznacza czy dane tłumaczenie wykonane zostało na podstawie oryginału, skanu, bądź kopii.

Poświadczenie to nie jest jednak tożsame z legalizacją lub klauzulą poświadczającą jaką jest Apostille – te dwa rodzaje poświadczeń dotyczą poświadczenia autentyczności samego dokumentu (nie przekładu) oraz wiarygodności osoby, która dokumenty wydała lub sporządziła.

Co to jest legalizacja tłumaczenia przysięgłego i Apostille ?

Wiemy już czym dokładnie jest klauzula poświadczająca, którą tłumacz przysięgły składa na wykonanym przez siebie tłumaczeniu. Czym jednak różnią się legalizacja od klauzuli Apostille, jeżeli to również są formy urzędowego poświadczenia dokumentów?

Zarówno legalizacja, jak i klauzula Apostille są to dwa rodzaje urzędowego poświadczenia dokumentów. Cel wydania obydwóch poświadczeń jest w zasadzie tożsamy, bowiem zarówno legalizacja tłumaczenia przysięgłego, jak i Apostille mają za zadanie potwierdzić autentyczność dokumentu oraz wiarygodność osoby, która dokument sporządziła. Różnią się one jednak miejscem docelowym, w którym są akceptowane.

Klauzula Apostille jest rodzajem poświadczenia urzędowego, którego zadaniem jest potwierdzenie autentyczności dokumentu przez odpowiedni do tego urząd, tak aby klient mógł posługiwać się tymże dokumentem poza granicami kraju. Co więcej, klauzula Apostille jest poświadczeniem ostatecznym, które nie wymaga uzyskiwania żadnych dodatkowych poświadczeń.

Z kolei, legalizacja również jest formą urzędowego poświadczenia dokumentów, które stwierdza ich autentyczność, a które można uzyskać w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Jednakże, w odróżnieniu od klauzuli Apostille, po uzyskaniu legalizacji, konieczne jest jeszcze by klient wybrał się do placówki dyplomatycznej (zwyczajowo konsulat lub ambasada) kraju, w którym zamierza dany dokument używać, by tam uzyskać dodatkowe poświadczenie.

Kiedy potrzebna jest legalizacja tłumaczenia przysięgłego, a kiedy nadanie Apostille?

Wiadomo już jakie są różnice pomiędzy poświadczeniem tłumaczenia przysięgłego przy pomocy Apostille, a jakie podczas legalizacji tłumaczenia przysięgłego. Odpowiedzmy sobie zatem na pytanie, w jakich sytuacjach będziemy potrzebować poszczególnych rodzajów poświadczeń?

Legalizacja tłumaczenia przysięgłego będzie konieczna w sytuacji,  jeżeli klient chce użyć dokumentu w krajach, które nie są stroną Konwencji Haskiej z 5 października 1961 roku.  W przypadku tych krajów, konieczne będzie uzyskanie najpierw legalizacji tłumaczenia przysięgłego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Następnie, już po uzyskaniu legalizacji, klient musi udać się z zalegalizowanym tłumaczeniem przysięgłym do placówki dyplomatycznej tego konkretnego kraju, gdzie dokument lub tłumaczenie przysięgłe będą używane, w celu uzyskania dodatkowego poświadczenia.

Jeśli w przypadku tych krajów, klient zdecydowałby się na uzyskanie tylko klauzuli Apostille, jego dokument nie zostałby za granicą zaakceptowany. Dokładne informacje o krajach, które nie podlegają pod Konwencję Haską, można uzyskać wpisując takie zapytanie w wyszukiwarkę Google, lub sprawdzając listę państw należących do Konwencji Haskiej na stronie gov.pl.

Natomiast, klauzula Apostille będzie od klienta wymagana na dokumentach lub tłumaczeniach przysięgłych, w momencie gdy klient zamierza posługiwać się tymi dokumentami w krajach należących do Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku. Wówczas, wystarczy, że klient uda się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych z dokumentami oraz wnioskiem o wydanie klauzuli Apostille. Po uzyskaniu klauzuli Apostille, nie ma już potrzeby uzyskiwania żadnych dodatkowych poświadczeń w placówce dyplomatycznej danego kraju.

Czy są sytuacje gdy legalizacja tłumaczenia przysięgłego lub Apostille nie są potrzebne?

Powyżej opisane już zostały dokładne sytuacje, w których od klienta wymagana jest legalizacja tłumaczenia przysięgłego lub nadanie mu klauzuli Apostille. Czy są jednak sytuacje, w których żadne takie dodatkowe poświadczenie nie jest potrzebne?

Jak się okazuje, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 roku, które weszło w życie 16 lutego 2019 roku, nie na wszystkich dokumentach wymagane jest uzyskiwanie klauzuli Apostille lub legalizacji.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. ma na celu promowanie swobodnego przepływu obywateli różnych narodowości, pomiędzy krajami Unii Europejskiej, właśnie poprzez uproszczenie wymogów dotyczących składania poszczególnych dokumentów urzędowych.

Tym sposobem, szereg dokumentów, zwłaszcza w postaci odpisów aktów stanu cywilnego – tj. akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, zezwolenie na zawarcie małżeństwa, zaświadczenie o stanie cywilnym, itp. – nie wymagają dodatkowego poświadczania klauzulą Apostille, ani legalizacją, jeśli będą używane, w którymś z krajów członkowskich Unii Europejskiej.

W takim wypadku, wystarczy, że klient zgłosi się do Kancelarii Tłumacza MS Mostowy z prośbą o tłumaczenie na j. polski lub na język obcy takiego dokumentu stanu cywilnego, a my wykonamy tłumaczenie poświadczone, które tłumacz przysięgły poświadczy swoją pieczęcią i podpisem. Tak wykonane tłumaczenie będzie już bezproblemowo akceptowane w krajach członkowskich UE.

Jednakże, są i wyjątki od tej reguły, dla przykładu w krajach takich jak Grecja czy Portugalia, urzędy wymagają, by na wykonanym tłumaczeniu przysięgłym znalazł się Apostille poświadczający autentyczność wykonanego przekładu oraz wiarygodność osoby, która to tłumaczenie wykonała.

Jeśli więc klient wybiera się do jednego z tych krajów, koniecznie musi uzyskać klauzulę Apostille na tłumaczeniu przysięgłym – może to zrobić poprzez udanie się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie.

Jednakże, jeśli wiemy, że będziemy składać dokumenty w zagranicznych instytucjach, najlepiej jest dopytać bezpośrednio właśnie w tej instytucji jaka forma tłumaczenia będzie wymagana oraz czy konieczna będzie dodatkowo legalizacja tłumaczenia przysięgłego Apostille.

Na jakich dokumentach wymagane jest nadanie legalizacji lub Apostille?

We wcześniejszych częściach artykułu wyjaśnione już zostało czym różni się legalizacja tłumaczenia przysięgłego, od nadania Apostille oraz w jakich krajach wymagany jest konkretny rodzaj wspomnianych poświadczeń. Wspomnieliśmy również w przypadku jakich dokumentów, legalizacja tłumaczenia poświadczonego oraz Apostille nie są wymagane. Pora więc omówić te rodzaje dokumentów, które będą wymagać legalizacji lub nadania Apostille.

Pierwszym rodzajem dokumentów, które wymagać będą legalizacji lub klauzuli Apostille są wszelkie dokumenty notarialne, sądowe oraz urzędowe. Jednakże, zanim klient uda się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, aby uzyskać legalizację tłumaczenia przysięgłego lub Apostille, bardzo istotne jest by w pierwszej kolejności udał się do sądu okręgowego odpowiedniego dla jego miejsca zamieszkania.

Sądy okręgowe posiadają wzory podpisów oraz pieczęci notariuszy, mogą więc w ten sposób zweryfikować autentyczność poświadczonych dokumentów oraz wiarygodność notariusza. Dokumenty sądowe, mimo iż wydawane są przez sądy, również muszą zostać poświadczone przez prezesa sądu okręgowego, zanim klient uzyska na nich legalizację lub Apostille z MSZ.

Kolejnym rodzajem dokumentów, które wymagają legalizacji tłumaczenia przysięgłego lub Apostille są odpisy z CEiDG (czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Jeśli klient planuje posługiwać się takimi dokumentami za granicą, musi złożyć je do tłumaczenia przysięgłego.

Jednakże, najpierw konieczne jest uzyskanie poświadczenia odpisu CEiDG poprzez nadanie na tym dokumencie pieczęci Ministra Przedsiębiorczości i Technologii oraz podpisu pracownika tego ministerstwa, który będzie poświadczał dokument. Dopiero po uzyskaniu tego poświadczenia, należy udać się do MSZ uzyskać legalizację i Apostille a na samym końcu przedłożyć dokument do tłumaczenia przysięgłego.

W przypadku dokumentów takich jak odpisy KRS, również, zanim klient wybierze się do MSZ w celu uzyskania legalizacji lub Apostille, konieczne będzie uzyskanie w pierwszej kolejności poświadczenia w formie pieczęci Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz podpisu pracownika KRS, który nam ten dokument będzie poświadczał. Dopiero taki odpis KRS, zawierający pieczęć i podpis pracownika Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, może uzyskać klauzulę Apostille lub legalizację.

Jeszcze innym rodzajem najczęściej pojawiających się dokumentów, na których wymagane będzie uzyskanie poświadczenia przed nadaniem legalizacji lub Apostille, będą wszelkiego rodzaju dyplomy z uczelni wyższych, dyplomy habilitacyjne, świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy lub zaświadczenia wydane przez okręgową komisję egzaminacyjną. W tym przypadku jednak, zależnie od instytucji, która dokument wydała, poświadczenie dokumentu przed legalizacją w MSZ będziemy uzyskiwać w różnych miejscach.

Zatem, jeśli mamy świadectwo szkolne wydane przez polską szkołę lub inną polską placówkę kształcenia ustawicznego, w celu uzyskania poświadczenia tego dokumentu musimy najpierw udać się do kuratora oświaty odpowiedniego do miejsca, w którym szkoła się znajduje. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia kuratora, możemy udać się do MSZ.

W przypadku świadectw dotyczących egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości, wszelkich aneksów do nich, lub w przypadku świadectw potwierdzających kwalifikacje zawodowe, które wydawane są przez OKE, poświadczenie tego dokumentu lub nadanie Apostille powinno zostać wykonane przez dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej. Następnie,  z tak przygotowanym dokumentem udajemy się do MSZ w celu dalszego poświadczenia.

W przypadku dyplomów wydawanych przez uczelnie wyższe, dotyczące przebiegu, bądź ukończenia tychże studiów, konieczne jest uzyskanie Apostille, które nadawane jest poprzez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej (NAWA). Zatem, to z tą instytucją należy skontaktować się w pierwszej kolejności, tam też zostaniemy poinformowani o ewentualnych dalszych krokach, jakie należy podjąć.

W przypadku dyplomów doktorskich i habilitacyjnych, które wydane zostały przez Polską Akademię Nauk (PAN) lub przez międzynarodowe instytuty, działające na terenie Polski, konieczne będzie w pierwszej kolejności uzyskanie poświadczenia od Prezesa Polskiej Akademii Nauk. Mając już poświadczenie prezesa PAN, możemy udać się do MSZ w celu nadania Apostille lub legalizacji.

Jak więc widzimy proces uzyskania legalizacji tłumaczenia przysięgłego Apostille wcale nie jest taki prosty, a poziom jego skomplikowania zleży zarówno od rodzaju dokumentów, jak i państwa, w którym dokument będzie docelowo składany.

W przypadku, gdy nie jesteśmy pewni, jakie postępowanie w sprawie uzyskania Apostille lub legalizacji będzie konieczne, najlepiej skontaktować się bezpośrednio z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, gdzie po przedstawieniu sprawy, uzyskamy informacje co do dokładnego procesu w przypadku naszego dokumentu. Szczegółowe informacje na temat różnych rodzajów dokumentów dostępne są również na stronie gov.pl w zakładce „Apostille i legalizacja dokumentów”.

Legalizacja tłumaczenia przysięgłego oraz nadanie Apostille  – gdzie to zrobić oraz jaki jest termin?

Zarówno legalizacja tłumaczenia przysięgłego oraz nadanie Apostille możemy uzyskać w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie, w Referacie ds. Legalizacji, pod dresem: ul. Krucza 38/42, 00-512 Warszawa.

Obydwa wspomniane rodzaje poświadczenia dokumentów, można uzyskać poprzez osobistą wizytę w MSZ, jak również korespondencyjnie. W przypadku wyboru formy korespondencyjnej, oryginalny dokument, który ma zostać poświadczony, wraz z wnioskiem o nadanie legalizacji lub Apostille oraz potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej należy wysłać na adres: Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, al. Szucha 23, ​​​00-580 Warszawa.

W przypadku formy korespondencyjnej, opłaty dokonać można tylko przelewem bankowym. Płatność gotówką, poprzez dołączenie wymaganej kwoty do koperty z dokumentami nie jest akceptowana i kwota ta będzie zwracana przez kasę MSZ, na konto wskazane przez wnioskodawców – co w konsekwencji wydłuży proces uzyskiwania koniecznych poświadczeń.

Warto również wiedzieć, że termin realizacji nadania legalizacji tłumaczenia przysięgłego Apostille poprzez formę korespondencyjną jest znacznie dłuższy, niż w przypadku osobistej wizyty w referacie MSZ. W przypadku wizyty osobistej, zarówno legalizacja, jak i Apostille nadawane są od ręki.

Natomiast, czas realizacji nadania Apostille oraz uzyskania legalizacji w formie korespondencyjnej to około 30 dni, od momentu wpłynięcia przesłanych dokumentów do siedziby Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Jeśli dokumenty wymagałyby dodatkowego sprawdzenia oraz informacji z urzędów w państwie, do którego będą składane, przewidziany termin realizacji 30 dni może dodatkowo ulec wydłużeniu.

Legalizacja tłumaczenia przysięgłego oraz nadanie Apostille – jaka jest procedura i koszty?

Jeśli klient zdecyduje się na osobistą wizytę w referacie MSZ, w celu uzyskania legalizacji oraz Apostille, termin realizacji wydania tych poświadczeń będzie znacznie szybszy, bowiem wydawane są one od ręki, a procedura w przypadku zarówno wydania Apostille, jak i legalizacji tłumaczenia przysięgłego wygląda tak samo. Koszty uzyskania poszczególnych poświadczeń są następujące:

•  uzyskanie legalizacji to koszt: 26,00 zł, niezależnie od rodzaju przedkładanego dokumentu,
• uzyskanie Apostille to koszt: 60,00 zł, niezależnie od rodzaju przedkładanego dokumentu.

W pierwszej kolejności, należy przygotować oryginalny dokument lub oryginał tłumaczenia przysięgłego, na którym chcemy uzyskać legalizację lub klauzulę Apostille. Następnie, poprzez platformę e-Konsulat, należy dokonać rezerwacji terminu wizyty oraz wydrukować potwierdzenie dotyczące ustalonego terminu wizyty.

Kiedy już termin wizyty jest ustalony, bardzo istotne jest, by klient przybył na wizytę w referacie MSZ punktualnie oraz miał przy sobie następujące dokumenty:

• potwierdzenie rezerwacji terminu wizyty,
• oryginalny dokument lub oryginał tłumaczenia przysięgłego, które będzie poświadczane,
• wydrukowany wniosek o wydanie legalizacji lub Apostille dostępny na stronie gov.pl (wniosek może być wypełniony wcześniej, lub można wypełnić go na miejscu w MSZ),
• potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej (wydruk potwierdzenia z banku, jeśli opłata uiszczona była przelewem lub potwierdzenie uiszczenia opłaty uzyskane w kasie MSZ).

Co równie istotne, wniosek o wydanie legalizacji lub Apostille wraz z kompletem dokumentów, może być złożony przez pełnomocnika. Jednakże, bardzo ważne by osoba trzecia, która stawia się w naszym imieniu posiadała ze sobą pisemne upoważnienie do działania w imieniu wnioskodawcy (upoważnienie musi być własnoręcznie podpisane przez mocodawcę, nie musi być jednak poświadczone notarialnie).

Podsumowując, proces legalizacji tłumaczenia przysięgłego oraz uzyskania Apostille nie należy do najprostszych i wiąże się z wieloma różnymi dodatkowymi krokami, które zależne są od rodzaju poświadczanego dokumentu, jak i kraju, w którym zamierzamy tego konkretnego dokumentu użyć.

Ważne więc jest, aby w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, skontaktować się z infolinią Ministerstwa Spraw Zagranicznych, gdzie możemy uzyskać najbardziej rzetelne informacje, lub zapoznać się z informacjami dostępnymi na stronie gov.pl w zakładce „Apostille i legalizacja dokumentów” – gdzie opisane są szczegółowo wszystkie kroki, jakie należy podjąć, by możliwie jak najsprawniej uzyskać wymagane legalizacje tłumaczenia przysięgłego Apostille.

FAQ: Legalizacja tłumaczenia przysięgłego Apostille