Tłumaczenia dokumentów do rejestracji pojazdów

Tłumaczenia dokumentów do rejestracji pojazdów: Jak tłumacz przysięgły może pomóc w rejestracji samochodu kupionego za granicą?

Decydując się na zakup samochodu, niejednokrotnie zdarza się, że pojazd ten został sprowadzony i zakupiony za granicą a teraz musi zostać zarejestrowany w Polsce, aby nabywca mógł cieszyć się jego użytkowaniem. Jak podaje Instytut Badań Rynku Motoryzacyjnego Samar, w roku 2024, do Polski zostało sprowadzonych około 968 tysięcy pojazdów z zagranicy, z czego w większości były to pojazdy z Niemiec ale również z Francji, Belgii, Holandii czy też ze Stanów Zjednoczonych. Często w takich sytuacjach potrzebne są tłumaczenia dokumentów do rejestracji.

W celu zarejestrowania pojazdu kupionego za granicą, nabywca bardzo często dostaje w wydziale komunikacji informację, że poza wymaganymi prawnie dokumentami, powinien złożyć również tłumaczenia poświadczone dokumentów, takich jak umowa kupna samochodu oraz dowód rejestracyjny, które zostały przygotowane przez tłumacza przysięgłego.

W tym artykule postaramy się więc opisać kto to jest tłumacz przysięgły i jakie dokładnie usługi może zaoferować, jakie dokumenty będą wymagane do rejestracji samochodu oraz kiedy pomoc tłumacza przysięgłego w procesie rejestracji samochodu będzie konieczna.

Kto to jest tłumacz przysięgły?

Tłumacz przysięgły jest to osoba zaufania publicznego, która posiada uprawnienia do przygotowywania tłumaczeń uwierzytelnionych, zwanych również często tłumaczeniami przysięgłymi. Jest to specjalny rodzaj urzędowego tłumaczenia, w którym na końcu dokumentu, tłumacz dołącza swoją klauzulę poświadczającą oraz poświadcza wykonany przekład swoim imieniem i nazwiskiem. Wówczas, tłumacz przyjmuje na siebie odpowiedzialność, zarówno karną, jak i dyscyplinarną za wykonany przekład, za jego poprawność i rzetelność.

W celu zdobycia uprawnień do przygotowania tłumaczeń przysięgłych, tłumacz musi zdać wysoce specjalistyczny, państwowy egzamin, który składa się z dwóch etapów (pisemnego oraz ustnego) i jest organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Następnie, już po zdanym egzaminie, tłumacz musi zostać zaprzysiężony przez Ministra Sprawiedliwości podczas oficjalnego ślubowania oraz wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez ministerstwo. Dopiero po otrzymaniu wpisu na listę oraz odbiorze urzędowej pieczęci, tłumacz może oficjalnie rozpocząć wykonywanie  tłumaczeń uwierzytelnionych.

Jakie usługi oferuje tłumacz przysięgły?

Usługi oferowane przez tłumacza przysięgłego są ściśle związane z zakresem uprawnień jakie posiada, a które wymienione są w ustawie dotyczącej zawodu tłumacza przysięgłego z dnia 25 listopada 2004 r. Pierwszą usługą jaką może zaoferować tłumacz jest wykonywanie tłumaczeń ustnych. Są to najczęściej tłumaczenia wykonywane na polecenie Sądów, Prokuratur i Policji, ale również tłumaczenia w kancelariach notarialnych, bankach, urzędach i podobnych instytucjach.

Kolejnym uprawnieniem tłumacza przysięgłego i zarazem oferowaną usługą jest weryfikacja oraz poświadczenie tłumaczenia, które zostało wykonane przez osobę inną, niż tłumacz przysięgły. Oczywiście takie poświadczenie możliwe jest jedynie wtedy gdy tłumacz uzna, że dokument wcześniej tłumaczony przez kogoś innego jest tłumaczeniem bezbłędnym.

Ostatnim uprawnieniem a zarazem usługą oferowaną przez tłumacza przysięgłego jest sporządzanie i poświadczanie tłumaczeń z języka polskiego na język obcy oraz z języka obcego na język polski. Będzie to właśnie ta usługa, z której skorzystają klienci chcący zarejestrować samochód kupiony za granicą.

Podczas wykonywania tej usługi tłumacz przysięgły zobowiązany jest przetłumaczyć nie tylko treść dokumentu, ale również wszelkie elementy dodatkowe takie jak podpisy, parafy, pieczęcie urzędowe, stemple, lub elementy zabezpieczające dokument, takie jak znaki wodne, niekończący się mikrodruk, pieczęcie tłoczone, itp.

Rejestracja samochodu z zagranicy – jakie dokumenty będą potrzebne i kiedy potrzebna będzie pomoc tłumacza przysięgłego?

W tym momencie, wiemy już kim jest tłumacz przysięgły i jakie usługi może zaoferować swoim klientom. Przyjrzyjmy się więc teraz samemu procesowi rejestracji pojazdu oraz odpowiedzmy sobie na pytanie: jakie konkretnie dokumenty będą wymagane przez wydział komunikacji, aby nabywca mógł z powodzeniem zarejestrować swój zagraniczny pojazd w Polsce.

Na samym początku warto wspomnieć, że przed finalizacją zakupu pojazdu z zagranicy bardzo istotne jest by sprawdzić jego stan techniczny oraz historię. Najlepiej by stan techniczny został sprawdzony przez profesjonalistę, który zawodowo zajmuje się wykonywaniem przeglądów samochodowych.

Z kolei, w celu sprawdzenia historii pojazdu, należy wejść na stronę internetową Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców. Po wejściu na tę stronę, należy wprowadzić numer VIN, numer rejestracyjny oraz datę pierwszej rejestracji pojazdu, wówczas uzyskamy wszelkie informacje dotyczące samochodu, który nas interesuje.

Czas jaki jest ustawowo przewidziany dla osób fizycznych, chcących zarejestrować w Polsce samochód, który został kupiony za granicą to 30 dni, od dnia sprowadzenia pojazdu do Polski. Z kolei, jeśli rejestracji samochodu dokonuje przedsiębiorca, którego działalność zawodowa skupia się na zakupie i transporcie nabytych za granicą pojazdów do Polski, czas na rejestrację nabytego pojazdu wynosi 90 dni. Urząd ma również 30 dni na rozpatrzenie wniosku o rejestrację, wraz z załącznikami. Jednakże, tymczasowe pozwolenie oraz tablice rejestracyjne mogą zostać wydane od ręki.

Przed finalizacją transakcji zakupu pojazdu (a więc przed dokonaniem płatności) bardzo istotne jest sporządzenie umowy kupna samochodu. Będzie to właśnie jeden z dokumentów, który nabywca musi przedstawić w urzędzie, wraz z wnioskiem o rejestrację pojazdu, aby zarejestrować zakupiony pojazd. Jeżeli dokument ten zostanie sporządzony w języku obcym, to właśnie w tym przypadku będzie konieczna pomoc tłumacza przysięgłego.

Tłumacz przysięgły danego języka obcego przygotuje tłumaczenie umowy kupna samochodu, którą następnie poświadczy swoim własnoręcznym podpisem oraz urzędową pieczęcią, dzięki czemu tłumaczenie to będzie miało taką samą moc urzędową, jak oryginał umowy kupna samochodu w języku obcym.

Jeżeli rejestracja zakupionego za granicą samochodu nie jest wykonywana przez osobę fizyczną, tylko przez spółkę, której działalność skupia się na zakupie i sprowadzeniu pojazdów z zagranicy, zamiast umowy kupna, będą oni musieli przedłożyć w wydziale komunikacji fakturę potwierdzającą zakup samochodu – faktura taka stanowi dowód własności pojazdu. Jeśli faktura ta będzie sporządzona w języku obcym, konieczne będzie wykonanie tłumaczenia przysięgłego na język polski tego dokumentu i dopiero złożenie tłumaczenia wraz z oryginałem w języku obcym w urzędzie.

Kolejnym dokumentem wymaganym przez wydział komunikacji będzie dowód rejestracyjny pojazdu. Teoretycznie, przepisy prawa stanowią, że dowody rejestracyjne pojazdów sprowadzonych z Państw członkowskich Unii Europejskiej, nie muszą być tłumaczone. Jednakże, urzędy zastrzegają sobie prawo do zgłoszenia wątpliwości, co do przedłożonych dowodów rejestracyjnych w języku obcym.

W związku z tym, znacznie bezpieczniej jest zlecić tłumaczenie zagranicznego dowodu rejestracyjnego właśnie tłumaczowi przysięgłemu, ponieważ mamy wtedy pewność, że przetłumaczone zostaną wszystkie wpisy na dokumencie, a urząd nie będzie miał możliwości zgłoszenia jakichkolwiek zastrzeżeń, co mogłoby znacznie opóźnić cały proces rejestracji pojazdu. Dowody rejestracyjne, które najczęściej są tłumaczone przez Kancelarię Tłumacza MS Mostowy sporządzone są w językach obcych, takich jak: niemiecki, niderlandzki, duński, norweski, szwedzki, francuski oraz angielski.

Wraz z dowodem rejestracyjnym, należy również złożyć zaświadczenie o tym, że zakupiony pojazd został wyrejestrowany za granicą. Zdarza się, że zaświadczenie takie stanowi odrębny dokument, jednakże równie często adnotacja o wyrejestrowaniu pojazdu znajduje się w dowodzie rejestracyjnym. Najlepiej jest w pierwszej kolejności wykonać tłumaczenie przysięgłe dowodu rejestracyjnego, gdyż wtedy tłumacz przysięgły będzie mógł nas poinformować, czy rzeczona adnotacja o wyrejestrowaniu pojazdu znajduje się w dokumencie, czy też nie.

Jednym z ostatnich dokumentów, jakie muszą zostać złożone w wydziale komunikacji będzie dokument, który potwierdzi dokonanie płatności akcyzy na terenie kraju, lub też dokument, który potwierdzi brak obowiązku zapłaty lub zwolnienie z konieczności opłaty akcyzy. Zaświadczenie o płatności można uzyskać w urzędzie skarbowym, podając numer VIN pojazdu.

Ostatnim wymaganym dokumentem będzie zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego pojazdu. W tym przypadku również, załącznik ten może stanowić odrębny dokument, ale również adnotacja o wykonanym i ważnym (na dzień rejestracji) badaniu technicznym może znajdować się w dowodzie rejestracyjnym zakupionego samochodu. W tym przypadku również, po wykonanym tłumaczeniu przysięgłym dowodu rejestracyjnego, tłumacz przysięgły będzie mógł nas poinformować, czy adnotacja o badaniu technicznym znajduje się w dokumencie, czy też nie.

Jak uzyskać wycenę tłumaczenia przysięgłego dokumentów do rejestracji samochodu?

W przypadku konieczności wykonania tłumaczeń przysięgłych do rejestracji samochodu, wystarczy, że klient skontaktuje się w tej sprawie z naszą Kancelarią Tłumacza MS Mostowy – telefonicznie, mailowo, bądź osobiście. W pierwszej kolejności – zależnie od formy kontaktu – prosimy klienta o przesłanie do nas skanów dokumentów, które urząd wymaga, by zostały przetłumaczone. Następnie, dokonamy wyceny wszystkich dokumentów i przedstawimy klientowi zarówno szacowany koszt tłumaczenia, jak i możliwy termin realizacji.

Zależnie od tego w jakim języku obcym będą sporządzone dokumenty, wówczas skonsultujemy się z tłumaczem przysięgłym danego języka obcego, by dopytać zarówno o koszty, jak i termin tłumaczenia. W zakresie tłumaczenia dokumentów rejestracyjnych samochodów, umowy kupna samochodu, itp., współpracujemy z szerokim gronem tłumaczy przysięgłych różnych języków, z których najczęstsze są: język niemiecki, niderlandzki, duński, szwedzki, norweski, francuski, angielski, japoński, itd.

Bardzo często dowody rejestracyjne, np. w języku duńskim, jak i niderlandzkim, składają się z dwóch części oraz zawierają istotne informacje zarówno na awersie, jak i rewersie dokumentu. Bardzo ważne jest więc, by klient przesyłając nam dokument do wyceny zeskanował całość dokumentu, ponieważ znacznie przyspieszy to zarówno proces wyceny, jak i samej realizacji tłumaczenia przysięgłego.

Z naszego doświadczenia wynika również, że bardzo istotne jest by klienci dopytali w urzędzie, czy dokumenty takie jak dowód rejestracyjny, mają być tłumaczone w całości, czy tylko w zakresie wypełnionych rubryk. Będzie to miało ogromne znaczenie, zwłaszcza w przypadku dokumentów rejestracyjnych z Wielkiej Brytanii lub Stanów Zjednoczonych. Te pierwsze składają się z 4 stron fizycznych, zapisanych gęsto różnymi instrukcjami i pouczeniami na temat tego, jak dokument powinien być wypełniony, które niekoniecznie muszą być wymagane przez urzędnika przyjmującego pojazd do rejestracji.

Podobna historia dotyczy dokumentów z USA, jest to zwyczajowo ‘Certificate of Title’ (tłumaczony jako ‘tytuł własności pojazdu’), który również może składać się z kilku stron, na których większość treści stanowią pouczenia lub puste rubryki, które należy wypełnić w przypadku dokonywania cesji.

Warto wówczas skonsultować się z urzędnikiem z wydziału komunikacji, przed zleceniem tłumaczenia, czy wymagane będzie tłumaczenie przysięgłe całości dokumentu, czy też wyłącznie wypełnionych rubryk, ponieważ może to znacząco wpłynąć na wysokość kosztów tłumaczenia przysięgłego i oszczędzić klientowi niepotrzebnych wydatków.

FAQ: Tłumaczenia dokumentów do rejestracji