Tłumaczenie przysięgłe faktur – zgodność z przepisami i archiwizacja

Tłumaczenie przysięgłe faktur: W dzisiejszym, mocno zglobalizowanym świecie, wielu przedsiębiorców nabywa różnorodne towary i usługi od zagranicznych dostawców, za które następnie otrzymują faktury w języku obcym. Równie często to polscy przedsiębiorcy wystawiają faktury w języku obcym dla swoich zagranicznych nabywców.

W tym artykule pochylimy się nad kwestiami takimi jak: czy tłumaczenie przysięgłe faktur jest obowiązkowe i jak to wygląda od strony prawnej oraz kiedy będzie zachodziła konieczność wykonania takiego przekładu. Dodatkowo odpowiemy również na pytania: kto może przygotować to specjalistyczne tłumaczenie, jakie mogą być jego koszty oraz terminy realizacji. Na samym końcu podpowiemy, jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego oraz jak najsprawniej zlecić wykonanie takiej usługi w Kancelarii Tłumacza MS Mostowy.

Tłumaczenie przysięgłe faktur – kiedy jest potrzebne i czy jest obowiązkowe?

Jeśli spojrzymy od strony prawnej na kwestię dokumentów księgowych, okaże się, że żadne przepisy – zarówno polskie, jak i europejskie – nie nakazują bezwzględnego wykonywania tłumaczenia przysięgłego każdej faktury wystawionej w języku obcym.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) powinna być prowadzona w sposób rzetelny, w języku polskim i walucie polskiej, a dodatkowo powinna opierać się na wiarygodnych dowodach księgowych. Wnioskując z treści wspomnianego rozporządzenia, przedsiębiorca nie ma prawnego obowiązku tłumaczenia tych dokumentów, a niewykonanie przez niego tłumaczenia przysięgłego faktury nie jest równoznaczne z nałożeniem na niego kar finansowych – przy czym faktura w języku obcym musi zostać należycie zaksięgowana w KPiR.

Jednakże mogą zdarzyć się sytuacje, w których dowiedzenie się, kiedy należy udać się z tłumaczeniem do tłumacza przysięgłego, okazuje się kluczowe. Często poświadczony przekład będzie od przedsiębiorcy wymagany, zwłaszcza w przypadku załatwiania różnych spraw urzędowych, gdzie przedstawiciel danej spółki musi oficjalnie okazać rzeczoną fakturę. Co warto dodać, wymóg wykonania tłumaczenia przysięgłego faktur może również dotyczyć osób fizycznych, nie tylko spółek, choć zdarza się to dość rzadko.

Pierwszym z brzegu przykładem sytuacji, w której tłumaczenie uwierzytelnione (kiedy jest potrzebne) faktury będzie niezbędne, jest konieczność odprawy celnej towarów zakupionych za granicą. Podczas odprawy celnej służby wymagają, by okazać należyte dokumenty celne w języku obowiązującym w danym kraju. Zatem w tym momencie wykonanie tłumaczenia staje się po prostu konieczne. Brak takiego dokumentu może skutkować niepotrzebnymi opóźnieniami w imporcie bądź eksporcie danego towaru.

Tłumaczenie przysięgłe faktur może być również konieczne, aby w pełni poprawnie rozliczyć się z poniesionych przez firmę kosztów. W takim wypadku księgowość danej firmy może (choć nie musi) poprosić o przekład, tak aby należycie sklasyfikować i zaksięgować dany typ wydatku w KPiR. Kolejną bardzo podobną sytuacją będzie audyt, kontrola podatkowa czy weryfikacja dokumentów finansowych. Takiej kontroli może dokonać Urząd Skarbowy, ale też np. zewnętrzna firma zatrudniająca biegłych rewidentów, których zadaniem jest skrupulatna ocena sytuacji finansowej danej spółki.

Inną bardzo powszechną sytuacją w naszym kraju jest chęć rejestracji samochodu zakupionego za granicą. Aby takim pojazdem móc legalnie poruszać się po polskich drogach, konieczne będzie tłumaczenie przysięgłe dokumentów samochodowych. Obejmuje to obowiązek złożenia w Wydziale Komunikacji właśnie tłumaczenia przysięgłego faktury zakupu pojazdu, oczywiście wraz z kompletem pozostałych wymaganych przez urząd dokumentów rejestracyjnych.

Ostatnim rodzajem sytuacji, kiedy dokument z poświadczeniem może okazać się konieczny, są spory sądowe dotyczące transakcji międzynarodowych. W celu należytego przeprowadzenia rozprawy i zapoznania się z dowodami, sąd może zażądać przedstawienia oryginalnych dokumentów finansowych związanych z tymi transakcjami, takich jak właśnie faktury. W tej sytuacji niezbędne będzie oficjalne przetłumaczenie dokumentacji, aby sąd mógł zapoznać się z nią w języku polskim lub innym języku urzędowym obowiązującym w kraju, gdzie odbywa się dana rozprawa.

Jak więc możemy zauważyć, istnieje wiele życiowych i biznesowych sytuacji, w których tłumaczenie przysięgłe faktur okazuje się po prostu konieczne w praktyce, nawet jeśli początkowo wydawało się, że prawo tego nie wymusza.

Kto może je wykonać i jakie powinien mieć umiejętności?

Tłumaczenie przysięgłe faktur to specjalny rodzaj urzędowego przekładu dokumentu księgowego. Jeśli zastanawiasz się, kim jest tłumacz przysięgły i jakie są jego uprawnienia, warto wiedzieć, że taki dokument może zostać przygotowany wyłącznie przez osobę wpisaną na listę prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Aby zdobyć uprawnienia do wykonywania tego typu przekładów, w tym skomplikowanych faktur, kandydat musi zdać wysoce specjalistyczny, państwowy egzamin organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz zostać oficjalnie zaprzysiężonym przez Ministra do wykonywania tejże funkcji. Dopiero po spełnieniu wszystkich tych niezwykle restrykcyjnych wymogów formalnych tłumacz może rozpocząć realizację zleceń uwierzytelnionych.

W przypadku faktur bardzo istotne jest, aby tłumacz był prawdziwym specjalistą w dziedzinie prawa finansowego i podatkowego, doskonale obeznanym z terminologią związaną z księgowością oraz procesami archiwizacji dokumentów. Zrozumienie wskazanej terminologii pozwala tłumaczowi zapewnić swoim klientom wysokiej jakości przekład, co z kolei umożliwia księgowości danej spółki bezproblemowe rozliczenie podatku, a Urzędowi Skarbowemu właściwą weryfikację.

Co więcej, w miarę swoich technicznych możliwości, kierując się wytycznymi określonymi przez kodeks tłumacza przysięgłego (omówienie zasad etyki zawodowej), specjalista ten powinien jak najwierniej odwzorować formę i graficzny układ dokumentu źródłowego. Taki zabieg sprawia, że tłumaczenie przysięgłe faktury jest znacznie bardziej czytelne dla odbiorcy docelowego i pozwala na uniknięcie niepotrzebnych problemów przy urzędowej weryfikacji danych zawartych w licznych tabelach czy adnotacjach drobnym drukiem.

Tłumaczenie przysięgłe faktur – jakie są koszty i terminy?

Wygląd i sposób obliczania strony rozliczeniowej przy tego typu zleceniach jest ściśle narzucony przez przepisy. Klienci często wpisują w wyszukiwarkę zapytanie: ile kosztuje tłumaczenie przysięgłe, nie wiedząc, że reguluje to z góry Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego z dnia 25 listopada 2004 r. Zgodnie z jej zapisami, jedna standardowa strona tłumaczenia przysięgłego to 25 wierszy, w których występuje po 45 znaków.

Pod pojęciem znaków występują tu wszystkie widoczne znaki drukarskie oraz uzasadnione budową zdania przerwy pomiędzy wyrazami w postaci spacji. W przypadku, gdy zachowanie wspomnianego układu strony przez tłumacza nie jest możliwe, ustawa jasno stanowi, że 1 strona tłumaczenia przysięgłego faktur to 1125 znaków ze spacjami. Co więcej, przepisy precyzują, że każda rozpoczęta strona rozliczeniowa przekładu liczy się jako cała strona. Zatem sposób rozliczenia jest ustalony odgórnie przez państwo, w związku z czym tłumacz, wykonując swoją pracę, musi się do tych wymogów bezwzględnie dostosować. To bardzo często odpowiada na pytania klientów zastanawiających się, dlaczego tłumaczenia poświadczone są tak drogie.

W Kancelarii Tłumacza MS Mostowy tłumaczenia faktur, które wykonujemy najczęściej, dotyczą zakupu pojazdów i są potrzebne klientom do zarejestrowania sprowadzonego z zagranicy samochodu w polskim wydziale komunikacji.

Zwyczajowo takie faktury wydawane są na 1 stronie fizycznej w standardowym formacie A4. Jednak koszt tłumaczenia przysięgłego większości tego typu faktur zagranicznych oscyluje wokół 2 do maksymalnie 3 stron rozliczeniowych. Wiele w tym przypadku będzie zależało od ilości zakupionych towarów wyszczególnionych na dokumencie oraz innych specyficznych danych wpisanych przez sprzedawcę. Jeśli dokument obfituje w długie pozycje, pieczęcie i adnotacje prawne, ostateczna ilość stron rozliczeniowych może okazać się adekwatnie większa.

Z kolei termin realizacji tłumaczenia przysięgłego faktur w naszej kancelarii wynosi zazwyczaj od 1 do 2 dni roboczych od momentu potwierdzenia zlecenia przez klienta. Niektóre faktury stanowią powtarzalne dokumenty szablonowe. Jeśli zdarzyło się, że tłumacz wykonywał już przekłady o identycznym formacie jak bieżąca zlecona faktura, termin realizacji na pewno będzie szybszy niż w przypadku dokumentu widzianego i analizowanego po raz pierwszy.

Jednakże warto zaznaczyć, że precyzyjne koszty oraz ostateczny termin wykonania tłumaczenia faktury są każdorazowo podawane w sposób indywidualny, bezpośrednio po bezpłatnym zapoznaniu się przez naszą Kancelarię z przesłanym do wyceny dokumentem. Wtedy dopiero klient może mieć stuprocentową pewność co do ostatecznych kosztów i terminu.

Jak zlecić tłumaczenie przysięgłe faktur w Kancelarii Tłumacza MS Mostowy?

Aby zlecić wykonanie uwierzytelnionego przekładu, wystarczy, że skontaktujesz się z nami mailowo bądź dostarczysz oryginały dokumentów do naszej Kancelarii. Jeśli zależy Ci na bardzo szybkim czasie, warto od razu zapytać o ekspresowe tłumaczenie przysięgłe. Otrzymawszy wiadomość, od razu przygotujemy darmową wycenę i poinformujemy o całkowitym koszcie oraz czasie realizacji.

W przypadku zlecania przekładów finansowych najważniejszą kwestią, o którą musisz zadbać, jest dowiedzenie się w instytucji docelowej, jaka forma tłumaczenia będzie wymagana – z oryginału czy z przedłożonego dokumentu (np. skanu). Bardzo często ten niuans decyduje o finalnych wyborach pomiędzy usługami z kategorii tłumaczenie przysięgłe vs tłumaczenie zwykłe.

Wiele zależeć tu będzie od konkretnego urzędu lub sądu, gdzie dokument będzie ostatecznie składany. Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika jednak, że tłumaczenie przysięgłe faktur wykonywane jest najczęściej bezpośrednio ze skanu lub innej dobrej jakości kopii. Niezwykle rzadko zdarza się sytuacja, by urząd żądał wykonania pracy wyłącznie na podstawie fizycznego oryginału. Co więcej, w dobie cyfryzacji często faktury istnieją przecież wyłącznie w formie elektronicznej (np. wygenerowany plik PDF).

Jeżeli jednak w Twoim przypadku okaże się, że niezbędne jest tłumaczenie z adnotacją o zgodności z oryginałem, poprosimy Cię o fizyczne dostarczenie nam papierowych dokumentów. Ewentualnie wystarczy informacja, że dana faktura istnieje wyłącznie jako plik cyfrowy – dzięki temu tłumacz będzie mógł we właściwy, zgodny z ustawą sposób opisać dokument źródłowy oraz oficjalnie poświadczyć, na jakiej dokładnie formie dokumentu pracował.

Jeśli informacja o wymogach i formie tłumaczenia zostanie przekazana do Kancelarii MS Mostowy sprawnie i bez zbędnej zwłoki po Twojej stronie, możesz spodziewać się, że zrealizujemy zadanie w 100% terminowo.

FAQ: