Tłumacz przysięgły a RODO – bezpieczeństwo danych w praktyce

---

Tłumacz przysięgły a RODO : W poprzednich artykułach na naszym blogu wielokrotnie omawialiśmy już, w jakim celu wykonywane są tłumaczenia uwierzytelnione, kiedy dokładnie są one niezbędne, jak wyglądają i kto ma prawo je sporządzać.

Warto jednak zaznaczyć, że nasi klienci równie często zastanawiają się i dopytują, jak wygląda od kuchni kwestia przetwarzania i przechowywania tych wszystkich poufnych dokumentów oraz zawartych w nich danych osobowych – zwłaszcza w odniesieniu do rygorystycznych przepisów RODO.

Zatem w tym artykule pochylimy się nad kwestiami takimi jak: z jakimi danymi wrażliwymi tłumacz styka się w swojej codziennej praktyce, jakich dokumentów dotyczy to najczęściej oraz jak przepisy regulują kwestię tajemnicy zawodowej. Następnie omówimy fundamenty prawne związane z tematem „tłumacz przysięgły a RODO” i wyjaśnimy ludzkim językiem, co oznaczają poszczególne zasady unijnego rozporządzenia. Na samym końcu opiszemy, jak w praktyce wygląda wdrażanie tych zasad zarówno w procesie technologicznym, jak i przy samej organizacji pracy w Kancelarii.

Kto to jest tłumacz przysięgły i w czym może nam pomóc?

Wiedza o tym, kim jest tłumacz przysięgły i jakie są jego uprawnienia, pozwala zrozumieć, dlaczego to właśnie jemu powierzamy nasze najwrażliwsze dane. Jest to ekspert, który zaliczył z pozytywnym wynikiem niezwykle trudny, specjalistyczny egzamin państwowy organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Następnie, podczas oficjalnego ślubowania w Warszawie, osoba ta złożyła przysięgę przed Ministrem Sprawiedliwości.

Po ślubowaniu tłumacz zostaje wpisany na centralną listę prowadzoną przez Ministerstwo. Od tego momentu zyskuje prawo do wykonywania tłumaczeń o mocy urzędowej (zarówno pisemnych, jak i ustnych). Pomoc takiego specjalisty jest nam niezbędna, gdy chcemy złożyć jakiekolwiek oficjalne dokumenty w polskich lub zagranicznych instytucjach (sądach, bankach, urzędach). Tylko przekład opieczętowany przez tłumacza przysięgłego posiada taką samą moc dowodową, jaką dysponuje oryginał dokumentu.

Specyfika pracy tłumacza – jakie dokumenty i dane pojawiają się najczęściej?

W swojej pracy tłumacz każdego dnia przetwarza dokumenty zawierające potężne ilości danych. Najczęstsze sytuacje życiowe i urzędowe, w których konieczna jest nasza pomoc, to:

• Wizyty w Urzędzie Stanu Cywilnego: Tłumaczenie przysięgłe dokumentów do USC jest niezbędne, gdy chcemy zawrzeć związek małżeński z obcokrajowcem, zarejestrować narodziny dziecka urodzonego za granicą (by uzyskać dla niego polskie obywatelstwo) lub zarejestrować zagraniczny akt zgonu. Tłumaczymy tu wyroki rozwodowe, akty zmiany imienia i nazwiska, a także zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku.
• Wydziały Komunikacji: Kolejnym przypadkiem jest rejestracja sprowadzonego z zagranicy auta. Konieczne jest wtedy tłumaczenie przysięgłe dokumentów samochodowych – dowodów rejestracyjnych, faktur zakupu oraz zagranicznych tytułów własności.
• Edukacja i uniwersytety: Przy aplikacji na zagraniczne uczelnie masowo wykonujemy tłumaczenie przysięgłe dyplomu studiów, świadectw maturalnych, suplementów z ocenami oraz certyfikatów językowych.
• Kredyty hipoteczne: Banki zagraniczne (i polskie) badając zdolność kredytową, wymagają tłumaczenia przysięgłego PIT, zaświadczeń o dochodach, historii z BIK oraz umów o pracę.
• Podróże i zdrowie: Wyjazdy zagraniczne często wymagają zgody notarialnej na wyjazd dziecka z osobą trzecią. Ponadto wykonujemy tłumaczenie przysięgłe dokumentacji medycznej oraz zaświadczeń lekarskich o przyjmowanych na stałe lekach (co pozwala uniknąć stresu i konfiskaty medykamentów na bramkach lotniskowych).

Jak widać, tłumacz styka się z ogromną ilością danych wrażliwych: numerami PESEL, numerami dowodów, adresami zamieszkania, historiami chorób czy szczegółowymi danymi o zarobkach. Dlatego tak istotne jest, aby podczas swojej pracy ekspert zachował absolutną poufność i rygorystycznie stosował się do regulacji RODO.

Kwestia poufności danych – regulacje i konsekwencje prawne

Bardzo istotną kwestią w tym zawodzie jest nakazana przepisami prawa zasada zachowania poufności. Jest ona wprost uregulowana w Ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego, a jej ramy szczegółowo nakreśla Kodeks tłumacza przysięgłego (omówienie zasad etyki zawodowej) wydany przez stowarzyszenie PT TEPIS.

Zgodnie z tymi zasadami, poufność obejmuje wszelkie dane wrażliwe, do których tłumacz uzyskuje dostęp w toku pracy. Kodeks wymienia wprost: „tajemnicę postępowania, negocjacji, korespondencji, dane osobowe i inne tajemnice prawnie chronione”.

Oznacza to, że wszelkie informacje adresowe, majątkowe, czy poufne dane spółek handlowych biorących udział w wielomilionowych negocjacjach, tłumacz musi zachować w ścisłej tajemnicy. Za złamanie tej zasady grozi mu surowa odpowiedzialność, zarówno dyscyplinarna (z utratą prawa do wykonywania zawodu włącznie), jak i karna.

Powierzając dokumenty Kancelarii Tłumacza MS Mostowy, klient ma twardą, ugruntowaną w prawie gwarancję, że jego dane nie zostaną w żaden sposób ujawnione osobom nieuprawnionym.

Tłumacz przysięgły a RODO – zasady i podstawy prawne przetwarzania

Każdy tłumacz przysięgły prowadzący działalność gospodarczą, przyjmując zapytania i odpisując na maile, staje się formalnie Administratorem Danych Osobowych (ADO). Ich przetwarzanie musi być zgodne z unijnym rozporządzeniem RODO, które opiera się na kilku żelaznych filarach:

• Rzetelność i przejrzystość: Administrator ma obowiązek poinformowania klienta (w jasny i klarowny sposób), jak i w jakich celach jego dane będą przetwarzane.
• Ograniczenie celu: Pozyskane dane używane są wyłącznie do konkretnych celów, o których klient wie (np. wykonanie wyceny, realizacja zlecenia).
• Prawidłowość: Przechowywane dane muszą być zgodne z prawdą, a w razie zmian – uaktualniane.
• Ograniczenie przechowywania: Dane nie mogą być trzymane w nieskończoność. Przechowuje się je tylko tak długo, jak jest to niezbędne (np. do celów archiwizacji zlecenia, wystawienia faktury lub prowadzenia ewidencji podatkowej).
• Integralność i poufność: Administrator ma obowiązek technicznie zabezpieczyć zbiory przed wyciekiem lub niedozwolonym przetwarzaniem.

Pod pojęciem „przetwarzania” kryje się np. zbieranie i utrwalanie danych. W naszej Kancelarii robimy to, prosząc klienta o wypełnienie formularza zlecenia (imię, nazwisko, e-mail, telefon), co jest niezbędne do kontaktu. Formularz ten zawiera oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie, które klient własnoręcznie podpisuje. Kolejnym przykładem przetwarzania jest samo pobranie i otworzenie pliku z aktem urodzenia w celu dokonania bezpłatnej wyceny. Kładziemy ogromny nacisk na informowanie o tych procesach i wdrażanie cyfrowych zabezpieczeń.

Bezpieczeństwo danych w praktyce – organizacja pracy w Kancelarii

Aby sprostać rygorom RODO, tłumacz musi stosować ścisłe procedury przyjmowania, archiwizowania i wydawania dokumentów.

W Kancelarii MS Mostowy proces ten jest wysoce sformalizowany. Gdy klient przynosi dokumenty osobiście, są one skanowane na komputer wyposażony w zaawansowane zabezpieczenia systemowe i sieciowe, a papierowy oryginał trafia do zamkniętej szafy/szuflady, do której dostęp mają tylko autoryzowani pracownicy. Nad fizycznym archiwum również sprawujemy ścisłą kontrolę. Wszystkie osoby wspierające pracę biura (np. asystenci) mają podpisane rygorystyczne klauzule o zachowaniu poufności (NDA).

Dla klientów preferujących kontakt zdalny udostępniamy szyfrowaną skrzynkę mailową oraz bezpieczny formularz kontaktowy (z certyfikatem SSL) na stronie mostowy.com.pl.

Po zaakceptowaniu zlecenia każdy dokument jest wpisywany do urzędowej ewidencji (tzw. repertorium), gdzie otrzymuje unikalny numer ułatwiający monitorowanie jego obiegu.

Wydawanie dokumentów to kolejny etap wysokiego ryzyka. Przy odbiorze osobistym pracownik Kancelarii zawsze weryfikuje tożsamość klienta, prosząc o okazanie dowodu osobistego lub paszportu. Z kolei dokumenty wysyłane kurierem lub Pocztą Polską są bezpiecznie pakowane w nieprzezroczyste, wzmocnione koperty, które uniemożliwiają osobom niepowołanym sprawdzenie ich zawartości.

Zabezpieczenia IT – jak szyfrować dokumenty i korespondencję?

Poza organizacją fizycznego biura, fundamentem RODO jest bezpieczeństwo technologiczne.

Najprostszą, a zarazem jedną z najskuteczniejszych metod przesyłania dokumentów do wyceny jest szyfrowanie plików w folderach ZIP zabezpieczonych hasłem. Klient wysyła nam plik ZIP mailem, ale – co jest kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa – samo hasło do rozpakowania paczki przekazuje nam zupełnie innym kanałem komunikacji, na przykład poprzez wiadomość SMS lub dyktując je telefonicznie.

Kolejną warstwą ochrony po stronie Kancelarii jest szyfrowanie dysków twardych i dysków sieciowych (NAS). Dokonuje się tego przy użyciu specjalistycznych certyfikatów, instalowanych przez wykwalifikowane firmy informatyczne. Ważne jest, aby wybierać dostawców, których centra danych (serwerownie) zlokalizowane są wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej, podlegającym jurysdykcji RODO.

Tłumacz ma również bezwzględny obowiązek korzystania z legalnych, regularnie aktualizowanych systemów operacyjnych oraz renomowanych programów antywirusowych chroniących przed złośliwym oprogramowaniem (malware, ransomware). Niezbędne jest też cykliczne wykonywanie kopii zapasowych (backupów) oraz stosowanie silnych, wieloznakowych haseł dostępu do samego komputera. Dzięki temu, w przypadku fizycznej kradzieży lub zgubienia laptopa, dane klientów w dalszym ciągu pozostają całkowicie bezpieczne i nieczytelne dla złodzieja.

Podsumowanie

Świadome podejście i znajomość przepisów dotyczących ochrony danych osobowych to dzisiaj fundament pracy tłumacza przysięgłego. Każdego dnia przetwarza on wrażliwe tajemnice handlowe i osobiste swoich klientów.

Oprócz stosowania się do zasad RODO, tłumacza wiąże bezwzględna tajemnica zawodowa wynikająca z Ustawy, której złamanie wiąże się z odpowiedzialnością karną i dyscyplinarną. Dlatego tak ważne jest nieustanne doszkalanie się z zakresu cyberbezpieczeństwa. Cykliczne szkolenia w tej tematyce prowadzi między innymi wspomniane już Towarzystwo Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPIS.

Dzięki wdrożeniu tych wszystkich procedur (od szyfrowania dysków po weryfikację dowodów osobistych), klienci Kancelarii Tłumacza MS Mostowy mogą bez najmniejszych obaw powierzać nam swoje najważniejsze dokumenty. Mają oni pełną gwarancję, że ich dane są przetwarzane w sposób bezpieczny i nigdy nie trafią w ręce osób niepowołanych.

FAQ: Tłumacz przysięgły a RODO