Czy po tłumaczeniu przysięgłym muszę iść jeszcze do notariusza?

---

Czy po tłumaczeniu przysięgłym muszę iść jeszcze do notariusza – czy potrzebne jest dodatkowe poświadczenie tłumaczeń przysięgłych? Klienci zgłaszający się do naszej Kancelarii Tłumacza MS Mostowy niejednokrotnie pytają nas, czy po wykonaniu tłumaczenia przysięgłego powinni jeszcze wybrać się do notariusza po dodatkowe poświadczenie. Często zastanawiają się też, czy może powinni uzyskać takie notarialne „podbicie” na oryginale jeszcze przed oddaniem go do tłumaczenia.

Co więcej, równie często klienci naszej Kancelarii – zwłaszcza obcokrajowcy niezaznajomieni z polskim systemem prawnym – mylą poświadczenie wykonywane przez tłumacza przysięgłego z poświadczeniem notarialnym, błędnie zakładając, że jest to jedna i ta sama usługa.

W tym artykule postaramy się uporządkować tę wiedzę i odpowiedzieć na pytania: kim jest tłumacz przysięgły, a kim jest notariusz i jak obie te osoby zaufania publicznego mogą nam pomóc z poświadczaniem dokumentów? Wyjaśnimy, czym różni się poświadczenie notarialne od poświadczenia tłumacza przysięgłego oraz podpowiemy, kiedy dokładnie nasze tłumaczenie wymaga jeszcze dodatkowej legalizacji urzędowej.

Tłumacz przysięgły a notariusz – kto to jest i jak może nam pomóc?

Aby zrozumieć różnice w uprawnieniach, warto przypomnieć, kim jest tłumacz przysięgły i jakie są jego uprawnienia. Tłumacz przysięgły to osoba posiadająca wykształcenie językowe i prawnicze oraz głęboką wiedzę kulturową obszaru językowego, w którym się specjalizuje. Jest to ekspert, który z pozytywnym wynikiem zdał specjalistyczny, państwowy egzamin (składający się z części pisemnej i ustnej) organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Po zdanym egzaminie zostaje on oficjalnie zaprzysiężony przez Ministra Sprawiedliwości. Wtedy też wpisuje się go na listę i wydaje mu urzędową pieczęć z orłem, dzięki której może rozpocząć legalną pracę. Tłumaczenia poświadczone (dlaczego tak drogo i co wchodzi w ich skład?) posiadają pełną moc urzędową, równorzędną z mocą oryginalnego dokumentu. Ich zgodność z tekstem źródłowym jest bezwzględnie potwierdzana przez tłumacza jego podpisem.

Tłumacz przysięgły pomaga najczęściej przy:

• procedurach w USC (akty urodzenia, małżeństwa),
• rozliczeniach w Urzędzie Skarbowym (np. tłumaczenie przysięgłe PIT),
• czynnościach procesowych w sądzie (wyroki, apelacje),
• uzyskiwaniu kredytów w bankach przez obcokrajowców,
• weryfikacji zdrowia przez lekarzy specjalistów (np. tłumaczenie przysięgłe dokumentacji medycznej).

W każdym z tych przypadków (zarówno przy tłumaczeniach pisemnych, jak i ustnych) tłumacz składa na dokumencie własnoręczny podpis i pieczęć. Oznacza to, że przyjmuje na siebie całkowitą odpowiedzialność karną i dyscyplinarną za wierność przekładu. W razie wystąpienia jakichkolwiek błędów czy pominięć, to właśnie on, a nie klient, zostanie pociągnięty do odpowiedzialności.

Notariusz z kolei – idąc za ustawową definicją – jest osobą o wykształceniu stricte prawniczym, upoważnioną przez Ministra Sprawiedliwości do sporządzania aktów prawnych (aktów notarialnych) oraz do uwierzytelniania i poświadczania dokumentów czy ich odpisów. Notariusz jest funkcjonariuszem zaufania publicznego – przepisy zobowiązują go do całkowitej bezstronności, zachowania tajemnicy i działania w granicach prawa. Akty przez niego sporządzane mają moc autentyczną i są traktowane jako stuprocentowo zgodne z prawdą.

Notariusz pomaga najczęściej, gdy:

• chcemy udzielić pełnomocnictwa,
• podpisujemy ważny dokument i chcemy zyskać poświadczenie autentyczności naszego podpisu,
• zawieramy umowę przedwstępną lub końcową na zakup nieruchomości,
• potrzebujemy notarialnego poświadczenia kopii (np. aktu urodzenia, dowodu osobistego, paszportu – również w języku obcym) jako zgodnej z oryginałem.

Jak więc widzimy, obaj eksperci uzyskali swoje uprawnienia od Ministerstwa Sprawiedliwości, a dokumenty przez nich sygnowane mają pełną moc urzędową. Czym więc dokładnie różnią się te dwa poświadczenia?

Poświadczenie notarialne a poświadczenie tłumacza przysięgłego – czym się różnią?

Fundamentalna różnica tkwi w samym przedmiocie poświadczenia. Zanim zapytamy, czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe vs tłumaczenie zwykłe, musimy wiedzieć, co pieczęć faktycznie weryfikuje.

• Klauzula tłumacza przysięgłego: potwierdza wyłącznie zgodność treści i językowej jakości tłumaczenia z okazanym dokumentem źródłowym. Oznacza to, że tłumacz poświadcza poprawność przekładu, a nie fizyczną czy prawną autentyczność samego papierowego dokumentu zza granicy.
• Poświadczenie notarialne: weryfikuje i potwierdza autentyczność fizycznego dokumentu, tożsamość osób podpisujących akt lub potwierdza dokonane przez strony czynności cywilnoprawne.

W zdecydowanej większości przypadków urzędowych w Polsce, poświadczenie od tłumacza przysięgłego jest w zupełności wystarczające i nie trzeba dodatkowo iść z gotowym przekładem do polskiego notariusza. Notariusz oczywiście może takie tłumaczenie poświadczyć „za zgodność z kopią” na wyraźne żądanie klienta, jednakże adnotacja notariusza wydana zostanie w języku polskim. Jeśli więc dokument ma ostatecznie trafić za granicę, to… klient musiałby ponownie wynająć tłumacza przysięgłego, aby przełożył tę notarialną klauzulę na język docelowy!

Zdarzają się jednak skomplikowane i piętrowe sytuacje. Doskonałym przykładem jest przypadek naszej klientki z kwietnia 2025 roku, która zlecała tłumaczenie przysięgłe dyplomu studiów i suplementu na język angielski. Zagraniczna uczelnia postawiła bezwzględny warunek: kopia dyplomu musi być najpierw poświadczona notarialnie (w Polsce), a uprawnienia samego notariusza muszą zostać potwierdzone przez Prezesa właściwego Sądu Okręgowego. Zatem tłumaczeniu u nas podlegał pakiet: oryginalny dyplom + polskie poświadczenie notariusza + osobne poświadczenie sądu okręgowego. Dopiero tak opracowany, trzystronicowy i opieczętowany przez tłumacza plik klientka musiała zawieźć do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, by zyskać ostateczną legalizację (Apostille).

Poświadczenie u notariusza lub u tłumacza przysięgłego vs Apostille – czym się różnią?

Każda z tych form jest pieczęcią urzędową, ale pełnią one różne role prawne. Jeśli zastanawiasz się, co to jest legalizacja tłumaczenia przysięgłego (Apostille), musisz wiedzieć, że to klauzula ostateczna w obrocie międzynarodowym.

1. Notariusz: Poświadcza autentyczność polskiego dokumentu lub podpisu dla celów prawnych, ale samo jego poświadczenie nie wystarczy „światu”. Przed wysłaniem dokumentu za granicę, często musimy go przetłumaczyć, a czasem nałożoną przez notariusza pieczęć musi jeszcze potwierdzić sąd.
2. Tłumacz Przysięgły: Poświadcza zgodność swojego przekładu z oryginałem dokumentu, pozwalając na przełamanie bariery językowej w obcym urzędzie.
3. Apostille (Legalizacja z MSZ): To „matka wszystkich pieczęci”. Stanowi urzędowe świadectwo wydawane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, potwierdzające za granicą autentyczność samego podpisu tłumacza przysięgłego lub urzędnika, który dany dokument w Polsce wydał. Po uzyskaniu Apostille dokument jest w 100% gotowy do użycia na arenie międzynarodowej.

Kiedy potrzebne jest dodatkowe poświadczenie tłumaczenia?

O tym, czy Twój dokument lub jego tłumaczenie wymaga pieczęci od notariusza lub Apostille z MSZ, decyduje wyłącznie odbiorca docelowy, czyli zagraniczny urząd lub instytucja.

Kraje Konwencji Haskiej (z 5 października 1961 r.): Jeśli dokument będzie składany w państwie będącym stroną Konwencji Haskiej (np. USA, Wielka Brytania), zazwyczaj bezwzględnie wymagane jest uzyskanie klauzuli Apostille na dokumencie oryginalnym lub na jego polskim tłumaczeniu przysięgłym. Wystarczy złożyć wniosek w MSZ w Warszawie (można to zrobić korespondencyjnie). Jest to pieczęć ostateczna.

Kraje Unii Europejskiej: Tutaj procedura jest drastycznie ułatwiona. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z 6 lipca 2016 r. (które w pełni obowiązuje od 16 lutego 2019 r.), w obiegu dokumentów cywilnych między państwami członkowskimi UE zniesiono wymóg legalizacji oraz Apostille. Celem Unii jest promowanie swobodnego przepływu obywateli poprzez redukcję biurokracji. Rozporządzenie to obejmuje dokumenty potwierdzające: urodzenie, zgon, zmianę imienia/nazwiska, małżeństwo, zaświadczenia o stanie cywilnym, unieważnienia małżeństw, pochodzenie, obywatelstwo, meldunek czy zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (często objęte zleceniem na tłumaczenie uwierzytelnione (kiedy jest potrzebne)).

Ważny wyjątek: Pomimo unijnych przepisów, nadal zdarzają się odstępstwa, na przykład w krajach takich jak Grecja czy Portugalia. Tamtejsze urzędy lokalne bardzo często (mimo bycia w UE) nadal wymagają klauzuli Apostille na tłumaczeniach z Polski.

Dlatego absolutną podstawą przed jakimkolwiek zleceniem (do notariusza czy do tłumacza) jest zapytanie w docelowym urzędzie o wymaganą ścieżkę prawną. Uzyskując informację z pierwszej ręki, oszczędzisz pieniądze i czas.

Rodzaje poświadczeń i ich konieczność – podsumowanie

To, czy przetłumaczony dokument wymaga wizyty u notariusza i legalizacji, zależy wyłącznie od uwarunkowań prawnych państwa, do którego się udajesz.

Pamiętaj o złotej kolejności (jeśli kraj docelowy wymaga „pełnego pakietu”):

1. Uzyskaj poświadczenie dokumentu u notariusza (jeśli wymagane).
2. Potwierdź uprawnienia notariusza w Sądzie (jeśli wymagane).
3. Oddaj tak przygotowany pakiet do biura na tłumaczenie przysięgłe.
4. Otrzymane, przetłumaczone dokumenty zawieź do MSZ w Warszawie w celu uzyskania ostatecznej klauzuli Apostille.

FAQ: Czy po tłumaczeniu przysięgłym muszę iść jeszcze do notariusza